Zakládání a správa vyučujících

Zakládání nových vyučujících v programu Tajemník a přidělování rolí pro práci v SIS

• Zakládání nových vyučujících, vedoucích prací, oponentů a přidělování rolí pro práci se SIS v programu Tajemník je možné pouze za předpokladu, že je zakládaná osoba již vedena v personální databázi WhoIS.
• Přidávání uživatelů do WhoIS se řídí dle vztahu osoby k fakultě:

a) stálí zaměstnanci – právo vložit je má pouze osobní oddělení, které má také možnost přesouvat zaměstnance mezi jednotlivými pracovišti;

b) lidé pracující na DPČ – na osobním oddělení je třeba zjistit osobní číslo zakládané osoby, tajemník WhoIS na základní součásti pak může sám přidat vztah této osoby ke své základní součásti; (osobní číslo lze někdy zjistit i z WhoIS);

c) externí spolupracovníci – lidé, kteří od FF nepobírají a nepobírali žádné peníze např. pracovníci jiných institucí nebo členové oborových rad.

• Pracovníky jiných institucí, kteří nejsou placeni z peněz FF může do WhoIS přidávat sama osoba pověřená správou WhoIS na základní součásti. V tomto případě je třeba, kvůli kontrole duplicit, znát datum narození a státní občanství zakládané osoby.
• Členové oborových rad jsou do WhoIS zadávání centrálně z Akreditační databáze, v případě nesrovnalostí jejich údajů kontaktujte Oddělení vědy.
• V případě jakýchkoli problémů se zakládáním, používáním osob a přidělování rolí v programu Tajemník je samozřejmě možné se obracet přímo na Referát SIS.

Založení nového vyučujícího (vedoucího práce, oponenta) v programu Tajemník

• Noví vyučující se zakládají do programu v přihlášení pod rolí Tajemník – Tajemník + role učitelů + select. Vybere se aktuální akademický rok.
• Stisknutím ikony s velkým bílým písmenem „U“ v horním menu se otevře okno Výběr učitelů.
• Výběr učitelů je číselníkem, ze kterého SIS čerpá veškeré údaje o vyučujících a zaměstnancích FF.
• Nejprve se vyhledáním pomocí filtru ve spodní části okna ověří, zda zakládaná osoba není již v číselníku založena.
• Pokud je osoba nalezena, jen je označena jako „neaktivní“ (není uvedena tučným písmem), je třeba kontaktovat Referát SIS, který osobu po založení v WhoIS a přidělení osobního čísla zaktivní.
• Založení zcela nového vyučujícího se provede kliknutím na ikonu s bílým kočárkem v pravém horním rohu okna. Otevře se okno Nová osoba pro vyhledání zakládaného vyučujícího v celkové databázi osob UK.
• Podle dostupných údajů se pomocí filtru v dolní části okna zakládaná osoba vyhledá. Pro vyhledání obvykle postačí vyplňovat jen pole Příjmení.
• V číselníku se klikne na požadovanou osobu a stiskem tlačítka Použít vybranou osobu se zobrazí k editaci její detail (okno Učitel – školitel).
• Když se při použití vybrané osoby zobrazuje tato hláška, osoba se už dále nezakládá, protože v číselníku vyučujících a zaměstnanců FF existuje. Vyhledá se tedy v okně Výběr učitelů a ikonou s kladívkem se otevře její detail pro následující aktualizaci údajů.
• Pokud žádná z vyhledaných osob neodpovídá zakládané osobě, je třeba osobu založit nejprve do WhoIS a tím jí přidělit osobní číslo (viz výše Zakládání nových vyučujících v programu Tajemník a přidělování rolí pro práci v SIS).
• V detailu osoby v okně Učitel – školitel se doplní a aktualizují položky osobních údajů, tituly atd. Důležité je vyplnění emailové adresy.
• Login je přidělován automaticky, do jeho pole se tedy nic nevyplňuje.
• Zaškrtnutím položek Externí, Aktivní, Není učitel se upřesňuje vztah vyučujícího k fakultě, resp. katedře:

a) u vyučujících, kteří jsou stálými zaměstnanci se zaškrtává:

b) u externistů, kteří mají být v SIS uvedeni v seznamu vyučujících daného ústavu se zaškrtává:

c) u externistů, kteří nemají být v SIS vedeni v seznamu vyučujících daného ústavu (typicky např. oponenti prací) se zaškrtává:

U těchto uživatelů se pak také následně (viz níže) nepřiděluje učitelská role pro práci v SIS, ale pouze role Vedoucí práce – Oponent, případně jiná role přes Referát SIS.

• Oprava údajů a založení se potvrzuje stiskem tlačítka OK.

Přidělení role pro práci se SIS

• V případě, že je ještě třeba novému vyučujícímu přidělit roli pro práci se SIS, vyhledá se založený vyučující v okně Výběr učitelů a jeho detail se rozklikne ikonou s kladívkem.
• Stisknutím tlačítka Přístup do WWW aplikací se otevře následující okno.
• Zde se zvolí tlačítko Přidat roli a přímo v okně se otevře možnost přidělení role.
• Úpravy údajů a přidělování rolí do SIS můžete provádět pouze u osob evidovaných pod Vaším ústavem. V případě, že chcete přidělit roli osobě, která spadá pod jiný než Váš ústav, tlačítko Přístup do WWW aplikací se nezobrazí a po potvrzení úprav se objeví tato hláška:
• U vyučujících a externistů, kteří působí na FF se vybere role Učitel. U externistů typu vedoucí práce nebo oponent, kteří na FF jinak nepůsobí, se zvolí role Vedoucí práce – Oponent, pokud mají mít nějaký přístup do SIS.
• Potvrzení se opět provede tlačítkem OK.
• Tím má uživatel nastavenou roli pro práci v SIS. Detail osoby a uložení úprav se opět uzavře tlačítkem OK.
• Hesla pro přístup do SIS se nyní už nenastavují v programu Tajemník, ale jsou přebírána z Centrální Autentizační Služby. Heslo do CAS nastavuje po předložení průkazu zaměstnance, nebo občanského průkazu Laboratoř výpočetní techniky (hlavní budova FF UK, místnost č. 74/dvůr), případně Informačně poradenské centrum UK v Celetné 13.