Žádanky: Porovnání verzí

Z Manuály FFUK
Skočit na navigaci Skočit na vyhledávání
 
(Není zobrazeno 11 mezilehlých verzí od stejného uživatele.)
Řádek 7: Řádek 7:
  
 
Přihlášení do modulu ZAD je možné několika následujícími způsoby:
 
Přihlášení do modulu ZAD je možné několika následujícími způsoby:
−
[[Soubor:Cas_login.PNG|thumb|right|2. Přihlášení přes CAS]]
+
[[Soubor:Cas_login.PNG|thumb|right|1. Přihlášení přes CAS]]
−
[[Soubor:Přihlaseni 2.png|alt=|náhled|2. 3. Modul ZAD ve VERSO]]
+
[[Soubor:Přihlaseni 2.png|alt=|náhled|2. Modul ZAD ve VERSO]]
  
 
===Způsob 1 - přístup přes adresu zadanky.ff.cuni.cz===
 
===Způsob 1 - přístup přes adresu zadanky.ff.cuni.cz===
Řádek 24: Řádek 24:
  
  
 +
<br />
 
<br />
 
<br />
 
==Základní orientace v modulu==
 
==Základní orientace v modulu==
Řádek 95: Řádek 96:
 
Také se zde nachází tlačítka pro práci se záznamem. Detail vypadá následovně:
 
Také se zde nachází tlačítka pro práci se záznamem. Detail vypadá následovně:
 
<br> <br>
 
<br> <br>
−
[[Soubor:Detail.png|okraj]]
+
[[Soubor:Detail obecne.png|okraj]]
 
<br>  
 
<br>  
 
<br>
 
<br>
Řádek 115: Řádek 116:
 
''' 3. Zelená oblast obsahuje tlačítka akcí'''
 
''' 3. Zelená oblast obsahuje tlačítka akcí'''
  
−
*Počet a funkce tlačítek závisí na konkrétní roli. Běžný žadatel bude mít k dispozici tlačítka "Uložit a Odeslat" a "Zavřít."
+
*Počet a funkce tlačítek závisí na konkrétní roli. Běžný žadatel bude mít k dispozici tlačítka "Uložit a Předat ke schválení," "Uložit záznam"  a "Zavřít."
  
 
<br>
 
<br>
Řádek 125: Řádek 126:
 
Po rozkliknutí tlačítka 'Nový' se zobrazí seznam s dostupnými typy komodit.
 
Po rozkliknutí tlačítka 'Nový' se zobrazí seznam s dostupnými typy komodit.
 
<br />
 
<br />
−
[[Soubor:Seznam komodit.png|alt=|okraj|vlevo]]
+
[[Soubor:Seznam_komodit.png|okraj]]
−
<br>  
+
 
 +
<br>Typ komodity jde následně v okně žádanky změnit, tato volba tedy není definitivní a při špatném zvolení lze komoditu v dalším kroku změnit.
 +
 
 +
'''2. Po vybrání typu komodity se zobrazí detail žádanky (viz výše) s dostupnými tlačítky akcí. Detail žádanky obsahuje pět karet (Hlavička, Položkový rozpis, Zdroje, Přílohy, Ostatní):'''
 +
<br> <br>
 +
[[Soubor:Detail hlavicka s cisly.png|okraj]]
 +
<br> <br>
 +
'''3. Vyplňte kartu hlavička'''
 +
 
 +
#'''Dodavatel''' - vyberte dodavatele ze seznamu. Pokud jde o dodavatele nového, dá se vytvořit na kartě Registrace dodavatele, viz níže.
 +
#'''Kontaktní osoba''' - v tomto poli je automaticky doplněno jméno žadatele, který vytváří žádanku
 +
#'''Komodita''' - vyberte příslušnou komoditu
 +
#'''Komodita - přípravář''' - některé komodity mají přípraváře. Pokud komodita přípraváře má, bude automaticky doplněn. Pokud komodita přípraváře nemá, pole zůstane prázdné a není potřeba do něj cokoliv doplňovat. <u>Připomínáme, že v případě, že komodita přípraváře nemá, nákup provádí žadatel. Pokud jde o komoditu, která přípraváře má, například LVT, knihy atd., pak nákup provádí přípravář a o vyřízenosti informuje žadatele.</u>
 +
#'''Místo dodání''' - místo dodání bude automaticky doplněno na základě pracovní smlouvy žadatele a jeho zařazení v organizační struktuře dle WhoIS. Adresu je možné editovat a přizpůsobit požadavkům žadatele.
 +
#'''Způsob dopravy''' - vyberte příslušný způsob dopravy
 +
#'''Smlouva''' - pokud má komodita již vysoutěženého dodavatele, v poli smlouva vyberte příslušnou smlouvu
 +
#'''Zpráva pro dodavatele''' - toto pole je volitelné. V případě, že chcete dodavateli předat nějakou zprávu (toto pole se propíše do šablony objednávky), můžete ji zanechat zde.
 +
#'''Deník žádanek''' - toto pole je automaticky vyplněno.
 +
#'''Forma úhrady''' - vyberte příslušnou formu úhrady
 +
#'''Termín dodání''' - termín dodání je automaticky přednastaven na 14 dní ode dne vzniku žádanky. Můžete editovat dle Vašich potřeb.
 +
#'''Datum vystavení''' - aktuální datum, ve kterém vzniká žádanka
 +
#'''Termín platnosti''' - termín platnosti je automaticky přednastaven do konce kalendářního roku. Můžete editovat dle Vašich potřeb.
 +
#'''Interní odůvodnění žádanky''' - povinné pole, ve kterém stručně vyplňte důvod Vašeho nákupu
 +
#'''Uložit a Předat ke Schválení''' - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
 +
#'''Uložit záznam''' - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.
 +
 
 +
[[Soubor:Detail_polozky_s_cisly.png]]
 +
 
 +
 
 +
'''4. Vyplňte kartu Položkový rozpis'''
 +
 
 +
#'''Cenu uvádím''' - vyberte zda uvádíte cenu s DPH nebo bez DPH.
 +
#'''Měna''' - v tomto poli je automaticky doplněno CZK. Možnost vybrat si požadovanou měnu.
 +
#'''Kurz''' - v případě CZK je automaticky předvybrán na 1. V případě jiné měny je kurz automaticky nastaven dle kurzovního lístku ČNB.
 +
#'''Položka''' - napište popis/název položky.
 +
#'''Webový odkaz'''- toto pole je volitelné. Pokud chcete, můžete přiložit webový odkaz (například stránku eshopu s požadovanou položkou)
 +
#'''Množstí''' - vyberte příslušný počet Vámi nakupované položky. Automaticky předvyplněno 1.
 +
#'''MJ''' - zvolte Vámi požadovanou měrnou jednotku. Automaticky předvyplněno ks.
 +
#'''Cena/MJ''' - vyplňte cenu za měrnou jednotku položky.
 +
#'''Přidat položku''' - toto pole přidá další položku do seznamu položek.
 +
#'''Uložit a Předat ke Schválení''' - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
 +
#'''Uložit záznam''' - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.
 +
 
 +
 
 +
[[Soubor:Detail zdroje s cisly.png]]
 +
 
 +
 
 +
'''5. Vyplňte kartu Zdroje'''
 +
 
 +
#'''Nákladové středisko''' - vyberte požadované nákladové středisko.
 +
#'''Zakázka''' - vyberte požadovanou zakázku z které budete čerpat prostředky na nákup komodity.
 +
#'''Položka rozpočtu''' - automaticky předvyplněno Nerozlišené náklady. Pokud se jedná o Investiční či Neinvestiční, můžete zde náklady změnit.
 +
#'''Komplexní položka''' - automaticky předvyplněno na Hlavní činnost.
 +
#'''Příkazce'''- toto pole zobrazuje příkazce operace Vaší žádanky, tedy toho, kdo má podpisový vzor k dané zakázce. Toto pole by mělo být automaticky vyplněno. Pokud toto pole zůstane i po výběru Nákladového střediska a Zakázky prázdné, prosím informujte o tom Správce žádanky v komentáři.
 +
#'''Správce''' - toto pole zobrazuje správce rozpočtu, tedy toho, kdo za Ekonomické oddělení spravuje Váš rozpočet. Toto pole je automaticky vyplněno.
 +
#'''Částka včetně DPH''' - toto pole automaticky zobrazuje částku, kterou jste uvedli na kartě Položkový rozpis.
 +
#'''Uložit a Předat ke Schválení''' - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
 +
#'''Uložit záznam''' - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[Soubor:Detail prilohy.png]]
 +
 
 +
 
 +
'''6. Karta Přílohy'''
 +
 
 +
#'''Přílohy''' - toto pole je volitelné. Pakliže máte přílohu, kterou byste rádi přiložili k žádance, po stistknutí tlačítka Přílohy se Vám ukáže menu s možností Přidat přílohu. Toto můžete využít například v případech, kdy je položek mnoho a již je máte zpracované v excelovém souboru, popřípadě zde můžete vložit screenshot s objednávkovým košíkem na eshopu a podobné.
 +
#'''Uložit a Předat ke Schválení''' - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
 +
#'''Uložit záznam''' - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
[[Soubor:Detail ostatni.png]]
 +
 
 +
 
 +
'''7. Karta Ostatní'''
 +
 
 +
#'''Ostatní''' - tato karta je pouze informačního rázu. Po uložení žádanky zaznamenává veškeré procesy, které se s žádankou udály a které se ještě musí udělat.
 +
#'''Uložit a Předat ke Schválení''' - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
 +
#'''Uložit záznam''' - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.
 +
 
 +
<br />
 +
==Jak registrovat nového dodavatele?==
 +
V případě, že jste během vytváření žádanky zjistili, že Váš dodavatel není v databázi, můžete jej vytvořit v hlavním menu modulu ZAD.
 +
 
 +
[[Soubor:Registrace dodavatele.png|okraj|1679x1679pixelů]]
 +
<br> '''1. Registrace dodavatele''' - v hlavní nabídce modulu ZAD klikněte na tlačítko Registrace dodavatele
 +
 
 +
:
 +
 
 +
[[Soubor:Zadost o zalozeni noveho dodavatele.png|okraj]]
 
<br>  
 
<br>  
 +
 +
''' 2. Na kartě Registrace dodavatele:'''
 +
 +
#klikněte na tlačítko Nová žádost
 +
#zvolte, zda se jedná o tuzemského nebo zahraničního dodavatele
 +
 +
[[Soubor:Ulozeni nov doda.png|okraj]]
 +
 +
''' 3. Žádost o založení záznamu dodavatele do iFIS:'''
 +
 +
#'''Název''' - zadejte název dodavatele
 +
#'''IČO''' - zadejte IČO dodavatele (při zakládání Zahraničního dodavatele je pole IČO nepovinné).
 +
#'''Odeslat žádost''' - odešle založení nového dodavatele zodpovědné osobě, která provede kontrolu a vloží dodavatele do iFIS
 +
#'''Ostatní pole''' jsou volitelná. Doporučuje se zadat všechny parametry, které jsou Vám známy.
 +
 +
=Modul ZAD pohledem přípraváře=
 +
''(v přípravě)''
 +
=Modul ZAD pohledem příkazce=
 +
''(v přípravě)''
 
<br>
 
<br>
−
<br>  
+
=Modul ZAD pohledem správce=
−
<br>Typ komodity jde následně v okně žádanky změnit, tato volba tedy není definitivní a při špatném zvolení lze komoditu v dalším kroku změnit.
+
''(v přípravě)''
 +
 
 +
<br />
 +
 
 +
=Nejčastější otázky k modulu Žádanky=
 +
 
 +
==Otázky obecné==
 +
·        '''Žádanku jsem udělal, něco se změnilo, co teď? Mám ji stornovat, nebo přepracovat? Na koho se obrátit?'''
 +
 
 +
Pokud došlo ke změně situace a žádanka je pouze uložená a rozpracovaná, pak můžete do žádanky vstoupit a změnit požadovaná data (například změna ceny, počtu kusů, způsob dopravy atd). Pakliže je žádanka již schválená a k nákupu ještě nedošlo, můžete kdykoli kontaktovat spráce/přípraváře pomocí poznámky. Ten tuto informaci vyhodnotí a doporučí Vám další postup.
 +
 
 +
·        '''Žádanku jsem uložil a odeslal, co mám teď dělat?'''
 +
 
 +
Předně, je potřeba se ujistit, zda došlo opravdu k odeslání žádanky. Uložení nerovná se odeslání. Ujistěte se, že jste zvolili při tvorbě žádanky Uložit a Předat ke schválení. Pokud jste tak učinili, Váš další postup je vyčkat, zda přípravář/správce žádanků schválí, popřípadě jestli Vám ji vrátí k dovysvětlení nebo opravě. O obou možnostech budete notifikováni pomocí emailu.
 +
 
 +
·        '''Jak se dozvím, že je žádanka v pořádku a schválená?'''
 +
 
 +
Dostanete notifikaci na Vaši emailovou adresu (a s Vámi i přípravář, pakliže byl součástí procesu)
 +
 
 +
·        '''Dozvím se o tom, že tam mám něco předelat nebo ze tam něco chybí?'''
  
 +
V momentě, kdy bude Vaši vytvořenou žádanku připomínkovat rozpočtář, nebo správce, dostanete notifikaci na mail.
  
−
<br>
+
·        '''Omylem jsme vytvořili žádanku dvakrát? Můžu ji smazat sám nebo?'''
−
<br>
 
−
<br>
 
  
 +
Pokud je odeslána a rozpracována a schválená, ale stále ještě nevyúčtovaná, tak ji můžete bez problémů stornovat.
  
 +
·        '''V žádance jsem udělal chybu, ale je již schválená? Co ted?'''
  
 +
Využijte možnosti komentáře a informujte o tom přímo v žádance správce žádanky.
  
 +
·        '''Došlo k navýšení nákupu – můžu znovu vstoupit do již schválené žádanky a navýšit/ponížit počet, nebo musím zakládat další?'''
  
−
<br>
+
Pokud žádanka ještě nebyla vyúčtována, pak můžete o změně počtu informovat v žádance správce, který by Vám žádanku vrátil zpět k přepracování. Stejně tak můžete založit další žádanku na zbývající počet kusů.  
−
'''2. Po vybrání typu nepřítomnosti se zobrazí detail žádosti (viz výše) s dostupnými tlačítky akcí:'''
 
−
<br> <br>
 
−
[[Soubor:nep_schvalit.png|border]]
 
−
<br> <br>
 
−
'''3. vyplňte detail žádosti'''
 
  
−
::'''3. 1. červená oblast slouží k zadání termínů nepřítomnosti'''
+
·        '''Mohu změnit kontaktní osobu? Proč bych to mohl využít a jak?'''  
−
::*Datum lze vepsat ručně, nebo použít interaktivní kalendář kliknutím na ikonku kalendáře.
 
−
::*Po zadání termínů se zobrazí další údaje o pracovních vztazích žadatele.
 
−
::'''3. 2. oranžová oblast zobrazuje žadatelovy platné pracovní vztahy na FF UK'''
 
−
::*Před odesláním ke schvalování je třeba vybrat, pro který vztah má být nepřítomnost založena.
 
−
::*K patřičnému vztahu se automaticky doplní vedoucí pracovník, který bude žádost schvalovat.
 
−
::'''3. 3. zelená oblast 'Zadáváno' zobrazí kolik pracovních dní bude nepřítomnost trvat'''
 
−
::*Nápověda pro ostatní pole se zobrazí po kliknutí na modré otazníky.
 
−
::'''3. 4. fialová oblast 'Zobrazit NEP na pracovišti' ukáže nepřítomnosti kolegů v patřičném období'''
 
  
−
Nepřítomnosti je možné zadávat do budoucnosti i do minulosti.<br>
+
Změny kontaktní osoby můžete využít, pakliže vytváříte žádanku za kolegu nebo kolegyni - zvolená kontaktní osoba poté bude informována o průběhu vyřízení žádanky.  
  
−
*Nepřítomnosti '''do minulosti''' je možné zadávat pouze do období, která nejsou uzavřená.<br>
+
·        '''Kde uvidím, jak je na tom moje žádanka, zda je schválená, na kom to stojí atd?'''  
−
**Mzdová účtárna uzavírá období (měsíc) obvykle 1. či 2. pracovní den v následujícím měsíci.
 
−
**Od té chvíle již není možné provádět žádné úpravy v uzavřeném období.
 
−
**Všechny záznamy, které v okamžiku uzavírání období nejsou schválené, se automaticky stornují a nebudou přeneseny do personálního systému!
 
  
−
*Nepřítomnosti '''do budoucnosti''' je možné zadávat téměř bez omezení, ačkoliv zadávání do příliš vzdálené budoucnosti se silně nedoporučuje.
+
Stav žádanky vidíte v hlavním menu Seznam žádanek (Rozpracovaná, Vyúčtováno atd.). Podrobrnější rozpis jde najít na kartě Ostatní, kde se vytváří historie procesu a kde jsou zaneseny všechny podniknuté kroky i kroky, které ještě musí následovat.  
−
**Doporučuje se zadávat nepřítomnosti pouze pro následující měsíc.
+
<br />
−
**Do systému nezadávejte nepřítomnosti pro další kalendářní rok, a to ani v prosinci. Veškeré záznamy budou na začátku nového roku smazány. Osobní oddělení musí v personálním systému vygenerovat nové nároky na dovolené, což se děje obvykle začátkem ledna. Nové záznamy bude možné zadávat až posléze.
 
  
−
*'''Nepřítomnosti na půl dne''' je možné zadávat pouze samostatně.
+
==Otázky ke kartě Hlavička==
−
**Při zaškrtnutí kolonky 'Půl dne' zmizí políčko 'Datum konce'.
+
·        '''Nenašla jsem komoditu kterou hledám, co teď?'''
−
**Pokud si tedy chcete vzít dovolenou na 4 a půl dne, je nutné založit jeden záznam na 4 dny a jeden záznam na půl dne.
 
  
−
*'''Do kolonek 'Datum začátku' a 'Datum konce' uvádějte pouze pracovní dny. '''
+
Pokud nemůžete definovat Vaši komoditu, prosím použijte takovou, která Vám přijde nejadekvátnější a v Interním odůvodnění o tom informujte přípraváře/správce žádanky, kteří komoditu popřípadě změní.
−
**Zahrnutí víkendů a jiných nepracovních dnů na začátek a/nebo konec nepřítomnosti komplikuje práci mzdové účtárně.
 
  
−
'''4. Po vyplnění detailu stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení' '''
+
·        '''Co když jsem nenašla dodavatele?'''
  
−
*Pokud nechcete záznam rovnou předat do schvalovacího procesu, ale jen uložit jako koncept, stiskněte tlačítko 'Uložit' ve spodní části okna.
+
V případě, že jste nenašli dodavatele v seznamu dodavatelů, běžte prosím na políčko Registrace dodavatele, které najdete na hlavní stránce modulu Žádanky. Podrobnější postup naleznete výše na této stránce.
−
**Při ukládání konceptů pamatujte na to, že pokud nebude koncept do uzavření období schválen, bude automaticky zrušen.
 
  
−
<br>
+
·        '''Vybrala jsem komoditu, ale program mi automaticky nevyplnil přípraváře. Vadí to?'''  
−
'''5. Schvalovací proces'''<br>
 
  
−
:Po předání záznamu ke schválení systém pošle vedoucímu pracovníkovi email s oznámením, že je potřeba záznam zpracovat.<br>Stav schvalování své žádosti můžete sledovat na 'Seznamu žádanek' (vizte výše).<br>Jakmile vedoucí pracovník žádost schválí (nebo neschválí), systém pošle email žadateli s informací o výsledku schvalování:
+
Nevadí. Některé komodity přípraváře nemají a v tom momentě můžete toto políčko přeskočit. Pokud přípraváře mají, budou automaticky vyplněni.
  
−
<br>
+
·        '''Jaké mám zvolit místo dodání?'''
−
[[Soubor:nep_schvaleno.png|border]]
 
−
<br> <br>
 
−
'''1. Příloha typu *.ics slouží k rychlému přidání nepřítomnosti do kalendáře'''
 
  
−
*Na přílohu *.ics stačí poklepat myší. Dalšími kroky vás provede průvodce emailového klienta.
+
Při vytvoření žádanky se vám automaticky předvyplní Vaše pracoviště dle WhoIS na základě Vaší pracovní smlouvy. Pokud chcete jiné místo dodání, můžete si samozřejmě zadat potřebnou adresu. Toto pole není povinné.
  
−
'''2. Hypertextové odkazy slouží k rychlému přechodu na patřičná místa v modulu NEP'''
+
·        '''Musím vyplňovat způsob dopravy?'''
−
<br>
 
  
−
:Systém rovněž posílá žadateli oznámení v případě, kdy je jeho žádost stornována (stornovat může sám žadatel, vedoucí pracovník či administrátor).
+
Toto políčko nemusíte vyplňovat, pokud Vaši objednávku nebudete předávat dodavateli. Pokud ale budete objednávku předávat dodavateli, pak je potřeba políčko vyplnit – propisuje se totiž do šablony objednávky a přímo do IFIS. V případě, že toto pole budete vyplňovat, rozlišujeme tyto základní způsoby dodání: osobně, emailem, dobírka, kurýr.
  
−
<br>
+
·        '''Mám se zajímat o tlačítko smlouva?'''
−
'''Na automatické zprávy ze systému neodpovídejte.'''
 
  
−
==Jak upravit nepřítomnost?==
+
Tlačítko Smlouva Vás zajímá pouze v případě, že Vaše žádanka čerpá z již uzavřené smlouvy. Pokud tomu tak je, vyberte prosím konkrétní smlouvu. V případě, že nevíte o jakou smlouvu se jedná, či si nejste jisti, jestli je obsah Vaší žádanky již předmětem existující smlouvy, kontaktujte prosím zadanky@ff.cuni.cz, případně se můžete na tuto skutečnost zeptat v komentáři žádanky svého správce.
−
Žádosti, které byly předány ke schválení či schváleny, už není možné upravovat. ''(Je to tak kvůli tomu, že by vedoucí pracovník musel tuto změnu opět schválit.)''<br>
 
−
Pokud potřebujete změnit délku zadané nepřítomnosti, je potřeba původní záznam stornovat, a vytvořit zcela novou žádost.<br>
 
−
'''Pozor''', při změnách délek mějte na paměti, že nelze upravovat záznamy v uzavřených obdobích!
 
  
−
==Jak stornovat nepřítomnost?==
+
·        '''Interní odůvodnění – to opravdu musím vyplňovat?'''  
−
''' 1. V hlavní oblasti modulu (viz výše), rozklikneme detail nepřítomnosti, kterou chceme zrušit'''<br>
 
  
−
:Detail se zobrazí po kliknutí na ikonku lupy, ikonky u červené šipky: <br>
+
Ano. Stačí nám poskytnout základní důvod, proč dochází k nákupu komodity/služby atd. Například při zakoupení lepící pásky je jako dostačují odůvodnění sousloví „provozní náklady,“ případně „pro potřeby grantu,“ „pro potřeby provozu,“ atd.
  
−
[[Soubor:nep_prehled.png|border|1679x1679px]]
+
·        '''Zpráva pro dodavatele, co s tím?'''
−
<br> <br>
 
−
''' 2. Na detailu záznamu stiskneme tlačítko 'Stornovat' '''<br>
 
  
−
:Tlačítko 'Stornovat' se nachází v oblasti tlačítek akcí, tj. v zeleném rámečku:
+
Zpráva pro dodavatele je čistě volitelné pole. Využít jej můžete například v případě, kdy budete objednávku předávat dodavateli a chcete, aby se tato poznámka přepsala do šablony objednávky a IFISu, tj. stejně jako například Místo dodání.
  
−
[[Soubor:nep_detail.png|border]]
+
·        '''Deník žádanky, co to je?'''
−
<br> <br>
 
  
−
:Po stisknutí tlačítka stornovat se objeví vyskakovací okno vyzývající k zadání komentáře.
+
Toto pole je automaticky vyplňováno, a tudíž se jím nemusíte vůbec zatěžovat.
  
−
''' 3. Vyplníme komentář a stiskneme tlačítko potvrdit<br>'''
+
·        '''Termín dodání a termín platnosti?'''
−
[[Soubor:nep_stornovat_potvrdit.png|border]]
 
−
<br>
 
  
−
==Stravenky==
+
Termíny dodání a termíny platnosti jsou automaticky předvyplněny. Termín dodání je 14 dní od vytvoření žádanky, Termín platnosti do konce kalendářního roku. Pokud si přejete, například na základě dohody s dodavatelem, můžete si termín dodání upravit dle Vašich požadavků. Termín dodání je čistě orientační údaj, tudíž nemusíte dbát na to, zda ve finále reflektuje reálné dodání. Termín platnosti je termín, po jakou dobu bude Vaše žádanka platná.
−
Modul NEP všem zaměstnancům, kteří se rozhodli využívat benefitu stravenek, automaticky počítá nároky na stravenky.<br>
+
<br />
−
Pokud se zaměstnanec rozhodne využívat benefit dotovaných obědů místo stravenek, je třeba podat žádost na Osobní oddělení dle [https://www.ff.cuni.cz/fakulta/oddeleni-dekanatu/osobni-oddeleni/ webu].<br>
 
−
Pokud je žádosti vyhověno, ke změně benefitu dojde od následujícího měsíce.
 
−
<br> <br>
 
  
−
=Modul NEP pohledem vedoucího (schvalovatele)=  
+
==Otázky ke kartě Položkový rozpis==
−
==Jak vyřídit žádost o dovolenou či jiné volno?==
+
·        '''<u>Prosím, věnujte pozornost prvnímu řádku na kterém si vybíráte, zda uvádíte cenu s DPH a nebo BEZ DPH!</u>'''
−
[[Soubor:nep_zadost_schvalit.png|thumb|right|Automatický email - vyřídit žádost]]
 
−
Nejsnazším způsobem jak vyřizovat žádosti o nepřítomnost je skrze email.
 
−
Po založení žádosti o nepřítomnost (viz výše) totiž systém CIS zasílá automatická upozornění.<br>
 
−
Doporučujeme nastavit si v emailovém klientu automatické pravidlo na třídění pošty, a žádosti shromažďovat v jedné emailové složce.<br>
 
−
Tyto automatické emaily (tzv. notifikace) obsahují přímý odkaz k žádosti v systému CIS (viz obrázek vpravo).
 
−
<br> <br>
 
−
===Vyřizování skrze notifikaci===
 
−
<br>
 
−
'''1. Kliknout v notifikačním emailu na řádek 'Detail nepřítomnosti' '''  
 
−
<br> <br>
 
−
Tím se dostanete přímo k detailu záznamu, který v danou chvíli bude obsahovat schvalovací tlačítka (viz druhý obrázek vpravo).
 
−
[[Soubor:nep_zadost_tlacitka.png|thumb|right|Detail nepřítomnosti s tlačítky]]
 
−
<br>
 
−
'''2. Kliknout na některé ze schvalovacích tlačítek '''
 
−
<br>
 
−
<blockquote> <b>Tip:</b> pozorný čtenář si mohl všimnout, že v prvním obrázku vpravo nahoře (obrázek s automatickým emailem - vyřídit žádost) žadatel omylem zažádal o volno ve státní svátek. Z technických důvodů momentálně nelze takové žádosti v aplikaci zabránit. Pro podobné případy má vedoucí pracovník k dispozici i tlačítko 'Stornovat za žadatele'.<br>
 
−
Pokud by si vedoucí pracovník tohoto omylu nevšiml, nevadí to - takto zadané nepřítomnosti nebudou přeneseny do personálního systému a žadateli rovněž nebude stržen nárok na dovolenou apod. (na obrázku je toto patrné mj. v řádku 'Počet dnů: 0' </blockquote>
 
−
===Vyřizování skrze přímý přístup===
 
−
<br>
 
−
Žádosti je rovněž možné vyřizovat tak, že se přímo přihlásíte do modulu NEP, a v 'Seznamu žádanek' na kartě 'Vyřizuji' přes ikonu lupy zobrazíte detail jednoho záznamu, kde najdete již zmíněná schvalovací tlačítka. Tímto způsobem je také možné žádosti schvalovat hromadně. <br>
 
−
''Pozn.: přihlášení do modulu a pojmy 'Seznam žádanek', karta 'Vyřizuji', ikonka lupy a 'Detail záznamu' jsou diskutovány výše v návodu.''
 
  
−
===Hromadné schvalování===
 
  
−
Pro hromadné vyřízení žádostí se přihlašte do modulu NEP a postupujte následovně:
+
·        '''Podle čeho se řídí zde přítomný kurz?'''  
−
<br> <br>
 
−
[[Soubor:nep_schvalit_hromadne.png|border|1679x1679px]]
 
−
<br> <br>
 
−
''' 1. V 'Seznamu žádanek' se překlikněte na kartu 'Vyřizuji' (červená oblast) '''
 
−
<br>
 
−
''' 2. Ujistěte se, že ve schvalovací nabídce (oranžová oblast) máte předvolenou požadovanou akci '''
 
−
<br>
 
−
''' 3. Vyberte záznamy, které chcete hromadně vyřídit '''
 
−
<br>
 
  
−
*Kliknutím na škrtátko u červené šipky označíte (nebo naopak od-označíte) všechny dostupné záznamy.
+
Dle aktuálního kurzovního lístku ČNB. Kurz je synchronizovaný s kurzem používaným Ekonomickým oddělením. Kurz je aktualizován 1x denně.
−
*Klikáním na škrtátka u jednotlivých záznamů označíte jednotlivé záznamy.
 
  
−
''' 4. Kliknutím na tlačítko 'Proveď' potvrdíte akci '''
+
·        '''Kurz se od mého založení žádanky změnil a v době, kdy proběhl nákup, už byl jiný. Vadí to? Který kurz platí a musím to předělávat?'''
−
==Zobrazení přehledů o nepřítomnostech pro moje pracoviště==
 
−
<br>
 
−
V této části návodu si ukážeme dva základní přehledy, které zobrazují nepřítomnosti na domácím pracovišti.<br>
 
−
K těmto přehledům se proklikáme přes vedlejší navigační oblast systému CIS, a to následovně:
 
−
<br> <br>
 
−
[[Soubor:nep_statisticke_sestavy.png|border|1679x1679px]]
 
−
<br> <br>
 
−
''' 1. Ve vedlejší navigační oblasti CIS klikneme na 'Nepřítomnosti'. <br> 2. V modulu Nepřítomnosti klikneme na 'Statistické sestavy' <br> 3. Ve 'Statistických sestavách' klikneme na 'Detailní přehled' či 'Přehled docházky' '''
 
  
−
*Po kliknutí v kroku č. 2 na 'Statistické sestavy' se v hlavní oblasti zobrazí nabídka karty 'Detailní přehled'. Pokud chcete zobrazit 'Detailní přehled, není nutné aplikovat krok č. 3.
+
Nemusíte žádanku předělávat. Kurz, který byl v době žádanky je pouze informativní. Ekonomické oddělení bude používat kurz a tedy i částku, která byla použita při platbě. Pokud jste tedy vyplnili v žádance kurz 20 a částku Vaší žádanky na 1000, ale nákup byl proveden s kurzem 18 a celkovou částkou 900, bude Vám ze zakázky odečteno pouze 900.  
−
*Detailní přehled je vhodný pro online zobrazování dat. Přehled docházky je vhodný k tisku pro potřeby Osobního oddělení.
 
  
−
===Detailní přehled===
+
·        '''Měnu kterou potřebuji, jsem ve výběru nenašel, co teď?'''  
−
<br>
 
−
Tento přehled je užitečný pro online náhledy na nepřítomnosti na pracovišti.<br>
 
−
Tabulku přehledu je nutné vyvolat stiskem tlačítka 'Zobrazit' u červené šipky:
 
−
<br> <br>
 
−
[[Soubor:nep_statisticke_sestavy_detailni_prehled.png|border|1679x1679px]]
 
−
<br> <br>
 
−
Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:
 
  
−
*Nároky, čerpání a zůstatky dovolených všech zaměstnanců na pracovišti.
+
Obratte se na správce/rozpočtáře pomocí poznámky v žádance.  
−
*Nepřítomnosti, které jsou v rozpracovaném stavu: 'Ke schválení' (V), 'Uloženo' (I) atd.
 
−
*Pracovníky na DPP a DPČ se vztahem ke zvolenému pracovišti.
 
−
*Aktuální datum ve žlutém sloupci.
 
−
*Růžový řádek pod kurzorem myši.
 
  
−
<br>
+
·        '''Položka – co všechno tam musím vypisovat?'''  
−
'''Důležité: ''' Data se do této tabulky promítají zhruba jednou za hodinu. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až s určitým zpožděním.
 
  
−
===Přehled docházky===
+
Stačí stručný popis (typ) nakupované komodity/produktu/služby. Pokud máte možnost, využijte prosím zároveň i možnosti vložit do žádanky link na konkrétní komoditu, a to poklepáním na ikonu zelené plus ve vedlejší kolonce Webový odkaz.  
−
<br>
 
−
Tento přehled je užitečný pro souhrnné vyhodnocení žádanek ve vztahu k docházce. <br>
 
−
Obvykle se používá pro tisk sestavy, která se na konci měsíce předává na Osobní oddělení. <br>
 
−
Tabulku přehledu je nutné vyvolat stiskem tlačítka 'Zobrazit' u červené šipky:
 
−
<br> <br>
 
−
[[Soubor:nep_statisticke_sestavy_prehled_dochazky.png|border|1679x1679px]]
 
−
<br> <br>
 
−
Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:
 
  
−
*Počet odpracovaných hodin po dnech.
+
·        '''Chci si koupit 25 různých tužek a propisek, musím vytvořit 25 položek?'''
−
*Zvolený zaměstnanecký benefit - typ stravného.
 
−
*Počet stravenek.
 
  
−
'''Důležité: ''' Data se do této tabulky promítají v noci. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až následující den.
+
Bohužel, ano – pakliže jsou všechny jiného druhu a nejdou sloučit do jedné položky pod více kusů. Popřípadě můžete přiložit link se screenshotem Vašeho nákupního košíku, pokud nakupujete online.  
 +
<br />
  
−
==Zadání žádanky za zaměstnance==
+
==Otázky ke kartě Zdroje==
−
Vedoucí pracovník má v modulu NEP možnost založit nepřítomnost svým podřízeným. <br>
+
·        '''Co vlastně vůbec znamená zakázka? A nákladové středisko?'''  
−
Pokud tedy například zaměstnanec onemocní a nemá přístup k internetu, vedoucí pracovník může tuto nemoc zanést do systému místo nemocného. <br>
 
−
Tuto možnost může mít také asistent pro docházku (vizte dále). <br>
 
−
Zadání nepřítomnosti za kolegu vypadá následovně:
 
−
<br> <br>
 
−
[[Soubor:nep_novy_zastup.png|border]]
 
−
<br> <br>
 
−
Samotné okno pro zadání nové nepřítomnosti vypadá úplně stejně jako u standardního žadatele, pouze kolonka 'Jméno žadatele' je upravitelná.<br>
 
−
<br>
 
−
'''1. V červené oblasti klikněte na modrobílou ikonku seznamu'''<br>
 
  
−
*Kliknutím dojde k zobrazení seznamu osob, za které mohu zadat dovolenou (oranžová oblast).
+
Pod menu zakázka vyberte svoje oddělení/ústav/katedru. Následně prosím vyberte nákladové středisko a zbytek polí se Vám automaticky vyplní.
  
−
<br>
+
·        '''Nevyplnilo mi to příkazce? Kdo je příkazce a jak to zjistit?'''  
−
'''2. V oranžové oblasti vyberte požadovanou osobu'''
 
  
−
*Seznam už je předfiltrovaný a obsahuje jen osoby s platným pracovněprávním vztahem k pracovišti.
+
V případě, že Vám i po vyplnění zakázky a nákladového střediska zůstalo pole příkazce prázdné, prosím informujte správce, aby příkazce doplnil dle podpisového vzoru. Správce na to můžete upozornit v poznámce po uložení žádanky. Stačí napsat „chybí příkazce.“
−
*V případě velkých pracovišť doporučujeme k dalšímu hledání použít klasický vyhledávač v okně.
 
  
−
'''3. Stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení za žadatele' '''
+
·        '''Plnění je ze dvou různých zdrojů – musím dělat dvě žádanky? Nebo to můžu rozpůlit?'''  
  
−
*Tlačítko se nachází vedle červené šipky.
+
Dvě žádanky nejsou potřeba, protože můžete rozdělit žádanku dle tolika zdrojů, kolik potřebujete. Klikněte v levém rohu na políčko Zdroje a poté na Přidat zdroj. Objeví se Vám nové pole pro nový zdroj, které znovu vyplňte. Následně můžete částku u zdrojů rozdělit tak, aby Vám vyhovovala.
−
*Ačkoli žlutě zvýrazněné tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení' také funguje, v případě zadávání žádanky za kolegy se doporučuje užívat tlačítko s popiskem '..za žadatele'.
 
  
−
<br> <br>
+
·        '''Vyplnil jsem zdroje a žádanka mi hlásí, že na mým zdroji už nejsou finance, nebo půjdu do mínusu – přitom vím, že tam peníze jsou. Co teď?'''
  
−
=Modul NEP pohledem asistenta pro docházku=
+
Kontaktujte svého rozpočtáře, popřípadě správce žádanky pomocí Poznámky po uložení žádanky. Tato čísla jsou informativního rázu a měla by být aktualizovaná nepřetržitě. Rozpočtář/správce Vás bude o vyhodnocení situace informovat.
−
''(v přípravě)''
 
−
<br>
 
−
=Modul NEP pohledem mzdové účtárny=
 
−
''(v přípravě)''
 

Aktuální verze z 3. 2. 2021, 17:40

Modul Žádanky (Objednávky/Žádanky) obecně

Modul Žádanky (nadále ZAD) se nachází v produkčním prostředí Verso 2. Umožňuje elektronické vyřizování všech druhů předschválení na FF UK (nadále žádanka). Modul Žádanky tímto nahrazuje dříve známe Schválení před vznikem závazku, které je povinné na základě Zákona o finanční kontrole ve veřejné správě, předpis č.320/2001 Sb.

Přihlášení do modulu

Přihlášení do modulu ZAD je možné několika následujícími způsoby:

1. Přihlášení přes CAS
2. Modul ZAD ve VERSO

Způsob 1 - přístup přes adresu zadanky.ff.cuni.cz

  1. přímý přístup přes následující odkaz (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).

Způsob 2 - přístup přes prostředí CIS

  1. Klikněte na následující odkaz: cis.ff.cuni.cz (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
  2. Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.
  3. Na úvodní obrazovce rozklikněte modul Žádanky přes jeho zástupce vlevo nahoře (viz obrázek).





Základní orientace v modulu

Ať už jste se do modulu přihlásili kterýmkoli způsobem, měli byste na obrazovce vidět následující stránku, členěnou na 4 základní oblasti:

Menu.png

1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní navigační oblast prostředí CIS

  • Kliknutím na tlačítko 'Domů' se lze kdykoliv odkudkoliv vrátit na domovskou stránku prostředí CIS.
  • Kliknutím na šipku dolů se zobrazí rozbalovací menu, prostřednictvím kterého se lze přímo prokliknout na jakékoliv dostupné místo v systému CIS.
  • Hlavní navigační oblast zůstává stále stejná, jen adresa (podobně jako v průzkumníku Windows) se dynamicky mění.

2. Oranžová oblast je vedlejší navigační oblast prostředí CIS

  • Jednotlivá tlačítka vedou do dílčích modulů, jako jsou například Seznam žádanek aj.
  • Vedlejší navigační oblast se mění v závislosti na tom, kam se zrovna uživatel prokliká. Vedlejší navigační oblast zobrazuje dílčí nabídky funkcionalit jednotlivých modulů CIS.

3. Zelená oblast je hlavní oblast modulu či aplikace. Tuto oblast popíšeme v dalších částech návodu

4. Fialová oblast vpravo nahoře je oblast zobrazující informace o přihlášeném uživateli

  • Tlačítko 'Odhlásit' vpravo nahoře slouží k odhlášení z celého prostředí CIS.
  • Modrý pruh znázorňuje čas, za který dojde k automatickému odhlášení uživatele. Konkrétní čas se zobrazí najetím kurzorem myši nad tento pruh.

Hlavní oblast modulu

Modul ZAD využívá standardní zobrazovací rozložení modulů CIS.
Základním oknem je přehled, neboli 'Seznam žádanek', který se skládá z následujících oblastí:

Hlavni menu.png

Tlačítko Nový slouží k založení nové žádosti o novou žádanku

1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní filtr pro záznamy na přehledu

  • Tento filtr má podobu karet, které zobrazují záznamy dle vztahu k přihlášenému uživateli.
  • U žadatelů je karta 'Vyřizuji' prázdná, protože slouží ke schvalování.
  • U žadatelů obsahují karty 'Všechny, které mohu vidět' a 'Moje' totožné záznamy.
  • Karty "Zadal jsem," "Posunul jsem," a "Provést akci" jsou k dispozici uživatelům s rozšířenými pravomocemi.


2. Oranžová oblast je přefiltrovaný seznam žádanek

  • Tento seznam žádanek zobrazuje pouze přehledové informace.
  • Pro detailní informace o záznamu je nutné kliknout na lupu (označeno červenou šipkou).
  • Tlačítko 'Akce' pod červenou šipkou slouží k tisku či zobrazení detailu záznamu.
  • Žádanky v seznamu mohou být řazeny dle zvolených parametrů.
    • Zároveň lze zvolit více parametrů.
    • Opětovným kliknutím na parametr se změní řazení: vzestupně, sestupně, atd.


3. Zelená oblast vpravo jsou tlačítka pro export

  • Tato tlačítka slouží k ukládání přefiltrovaného Seznamu žádanek do zvoleného typu souboru.
  • Nápověda se zobrazí pokud najedete kurzorem nad ikonku.


4. Fialová oblast vpravo nahoře je pomocný (vedlejší) filtr a nápověda

  • Vedlejší filtry umožňují zúžit výběr, který se zobrazuje na Seznamu žádanek.
  • Po rozkliknutí tlačítka 'Filtr' v této oblasti se zobrazí další možnosti filtrování.
  • Tyto filtry jsou podřízené hlavnímu filtru.

Detail záznamu

Po kliknutí na symbol lupy na Seznamu žádanek se zobrazí tzv. 'Detail záznamu'.
Detail záznamu zobrazuje veškeré informace o žádance.
Také se zde nachází tlačítka pro práci se záznamem. Detail vypadá následovně:

Detail obecne.png

1. Červená oblast vlevo umožňuje přepínat mezi různými informacemi o záznamu

  • Karta 'Hlavička' obsahuje základní údaje o záznamu.
  • Karta 'Položkový rozpis' obsahuje detailní rozpis nakupovaných položek.
  • Karta 'Zdroje' obsahuje informace o zakázce a středisku, stejně tak o osobách zodpovědných za vyřízení žádanky (správce, příkazce).
  • Karta "Přílohy" umožňuje nahrát volitelnou přílohu do žádanky (například soupis položek, či excelový soubor s objednávanými položkami atd.)
  • Karta "Ostatní" monitoruje průběh procesu vytvoření žádanky. Obsahuje data o všech krocích, které na žádance zainteresované osoby podnikly.


2. Oranžová oblast obsahuje požadované informace o záznamu

  • Při přepnutí mezi kartami (v červené oblasti) se údaje v oranžové kartě změní.
  • V pohledu 'Dodání a zaplacení' vyplňuje žadatel všechna nezbytná pole.


3. Zelená oblast obsahuje tlačítka akcí

  • Počet a funkce tlačítek závisí na konkrétní roli. Běžný žadatel bude mít k dispozici tlačítka "Uložit a Předat ke schválení," "Uložit záznam" a "Zavřít."


Modul ZAD pohledem zaměstnance (žadatele) - aneb jak vytvořit žádanku

Zadávání žádanek do modulu ZAD se týká všech zaměstnanců fakulty, kteří mají pracovní smlouvu, vč. vedoucích pracovníků.

Jak vytvořit žádanku?


1. Po přihlášení do modulu (vizte výše) je třeba na 'Seznamu žádanek' stiknout tlačítko 'Nový'
Po rozkliknutí tlačítka 'Nový' se zobrazí seznam s dostupnými typy komodit.
Seznam komodit.png


Typ komodity jde následně v okně žádanky změnit, tato volba tedy není definitivní a při špatném zvolení lze komoditu v dalším kroku změnit.

2. Po vybrání typu komodity se zobrazí detail žádanky (viz výše) s dostupnými tlačítky akcí. Detail žádanky obsahuje pět karet (Hlavička, Položkový rozpis, Zdroje, Přílohy, Ostatní):

Detail hlavicka s cisly.png

3. Vyplňte kartu hlavička

  1. Dodavatel - vyberte dodavatele ze seznamu. Pokud jde o dodavatele nového, dá se vytvořit na kartě Registrace dodavatele, viz níže.
  2. Kontaktní osoba - v tomto poli je automaticky doplněno jméno žadatele, který vytváří žádanku
  3. Komodita - vyberte příslušnou komoditu
  4. Komodita - přípravář - některé komodity mají přípraváře. Pokud komodita přípraváře má, bude automaticky doplněn. Pokud komodita přípraváře nemá, pole zůstane prázdné a není potřeba do něj cokoliv doplňovat. Připomínáme, že v případě, že komodita přípraváře nemá, nákup provádí žadatel. Pokud jde o komoditu, která přípraváře má, například LVT, knihy atd., pak nákup provádí přípravář a o vyřízenosti informuje žadatele.
  5. Místo dodání - místo dodání bude automaticky doplněno na základě pracovní smlouvy žadatele a jeho zařazení v organizační struktuře dle WhoIS. Adresu je možné editovat a přizpůsobit požadavkům žadatele.
  6. Způsob dopravy - vyberte příslušný způsob dopravy
  7. Smlouva - pokud má komodita již vysoutěženého dodavatele, v poli smlouva vyberte příslušnou smlouvu
  8. Zpráva pro dodavatele - toto pole je volitelné. V případě, že chcete dodavateli předat nějakou zprávu (toto pole se propíše do šablony objednávky), můžete ji zanechat zde.
  9. Deník žádanek - toto pole je automaticky vyplněno.
  10. Forma úhrady - vyberte příslušnou formu úhrady
  11. Termín dodání - termín dodání je automaticky přednastaven na 14 dní ode dne vzniku žádanky. Můžete editovat dle Vašich potřeb.
  12. Datum vystavení - aktuální datum, ve kterém vzniká žádanka
  13. Termín platnosti - termín platnosti je automaticky přednastaven do konce kalendářního roku. Můžete editovat dle Vašich potřeb.
  14. Interní odůvodnění žádanky - povinné pole, ve kterém stručně vyplňte důvod Vašeho nákupu
  15. Uložit a Předat ke Schválení - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
  16. Uložit záznam - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.

Detail polozky s cisly.png


4. Vyplňte kartu Položkový rozpis

  1. Cenu uvádím - vyberte zda uvádíte cenu s DPH nebo bez DPH.
  2. Měna - v tomto poli je automaticky doplněno CZK. Možnost vybrat si požadovanou měnu.
  3. Kurz - v případě CZK je automaticky předvybrán na 1. V případě jiné měny je kurz automaticky nastaven dle kurzovního lístku ČNB.
  4. Položka - napište popis/název položky.
  5. Webový odkaz- toto pole je volitelné. Pokud chcete, můžete přiložit webový odkaz (například stránku eshopu s požadovanou položkou)
  6. Množstí - vyberte příslušný počet Vámi nakupované položky. Automaticky předvyplněno 1.
  7. MJ - zvolte Vámi požadovanou měrnou jednotku. Automaticky předvyplněno ks.
  8. Cena/MJ - vyplňte cenu za měrnou jednotku položky.
  9. Přidat položku - toto pole přidá další položku do seznamu položek.
  10. Uložit a Předat ke Schválení - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
  11. Uložit záznam - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.


Detail zdroje s cisly.png


5. Vyplňte kartu Zdroje

  1. Nákladové středisko - vyberte požadované nákladové středisko.
  2. Zakázka - vyberte požadovanou zakázku z které budete čerpat prostředky na nákup komodity.
  3. Položka rozpočtu - automaticky předvyplněno Nerozlišené náklady. Pokud se jedná o Investiční či Neinvestiční, můžete zde náklady změnit.
  4. Komplexní položka - automaticky předvyplněno na Hlavní činnost.
  5. Příkazce- toto pole zobrazuje příkazce operace Vaší žádanky, tedy toho, kdo má podpisový vzor k dané zakázce. Toto pole by mělo být automaticky vyplněno. Pokud toto pole zůstane i po výběru Nákladového střediska a Zakázky prázdné, prosím informujte o tom Správce žádanky v komentáři.
  6. Správce - toto pole zobrazuje správce rozpočtu, tedy toho, kdo za Ekonomické oddělení spravuje Váš rozpočet. Toto pole je automaticky vyplněno.
  7. Částka včetně DPH - toto pole automaticky zobrazuje částku, kterou jste uvedli na kartě Položkový rozpis.
  8. Uložit a Předat ke Schválení - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
  9. Uložit záznam - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.


Detail prilohy.png


6. Karta Přílohy

  1. Přílohy - toto pole je volitelné. Pakliže máte přílohu, kterou byste rádi přiložili k žádance, po stistknutí tlačítka Přílohy se Vám ukáže menu s možností Přidat přílohu. Toto můžete využít například v případech, kdy je položek mnoho a již je máte zpracované v excelovém souboru, popřípadě zde můžete vložit screenshot s objednávkovým košíkem na eshopu a podobné.
  2. Uložit a Předat ke Schválení - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
  3. Uložit záznam - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.


Detail ostatni.png


7. Karta Ostatní

  1. Ostatní - tato karta je pouze informačního rázu. Po uložení žádanky zaznamenává veškeré procesy, které se s žádankou udály a které se ještě musí udělat.
  2. Uložit a Předat ke Schválení - toto tlačítko uloží žádanku a předá ji ke schválení další osobě ve workflow.
  3. Uložit záznam - toto tlačítko uloží rozpracovanou žádanku, ale nepředá ji dál ke schválení.


Jak registrovat nového dodavatele?

V případě, že jste během vytváření žádanky zjistili, že Váš dodavatel není v databázi, můžete jej vytvořit v hlavním menu modulu ZAD.

Registrace dodavatele.png
1. Registrace dodavatele - v hlavní nabídce modulu ZAD klikněte na tlačítko Registrace dodavatele

Zadost o zalozeni noveho dodavatele.png

2. Na kartě Registrace dodavatele:

  1. klikněte na tlačítko Nová žádost
  2. zvolte, zda se jedná o tuzemského nebo zahraničního dodavatele

Ulozeni nov doda.png

3. Žádost o založení záznamu dodavatele do iFIS:

  1. Název - zadejte název dodavatele
  2. IČO - zadejte IČO dodavatele (při zakládání Zahraničního dodavatele je pole IČO nepovinné).
  3. Odeslat žádost - odešle založení nového dodavatele zodpovědné osobě, která provede kontrolu a vloží dodavatele do iFIS
  4. Ostatní pole jsou volitelná. Doporučuje se zadat všechny parametry, které jsou Vám známy.

Modul ZAD pohledem přípraváře

(v přípravě)

Modul ZAD pohledem příkazce

(v přípravě)

Modul ZAD pohledem správce

(v přípravě)


Nejčastější otázky k modulu Žádanky

Otázky obecné

·        Žádanku jsem udělal, něco se změnilo, co teď? Mám ji stornovat, nebo přepracovat? Na koho se obrátit?

Pokud došlo ke změně situace a žádanka je pouze uložená a rozpracovaná, pak můžete do žádanky vstoupit a změnit požadovaná data (například změna ceny, počtu kusů, způsob dopravy atd). Pakliže je žádanka již schválená a k nákupu ještě nedošlo, můžete kdykoli kontaktovat spráce/přípraváře pomocí poznámky. Ten tuto informaci vyhodnotí a doporučí Vám další postup.

·        Žádanku jsem uložil a odeslal, co mám teď dělat?

Předně, je potřeba se ujistit, zda došlo opravdu k odeslání žádanky. Uložení nerovná se odeslání. Ujistěte se, že jste zvolili při tvorbě žádanky Uložit a Předat ke schválení. Pokud jste tak učinili, Váš další postup je vyčkat, zda přípravář/správce žádanků schválí, popřípadě jestli Vám ji vrátí k dovysvětlení nebo opravě. O obou možnostech budete notifikováni pomocí emailu.

·        Jak se dozvím, že je žádanka v pořádku a schválená?

Dostanete notifikaci na Vaši emailovou adresu (a s Vámi i přípravář, pakliže byl součástí procesu)

·        Dozvím se o tom, že tam mám něco předelat nebo ze tam něco chybí?

V momentě, kdy bude Vaši vytvořenou žádanku připomínkovat rozpočtář, nebo správce, dostanete notifikaci na mail.

·        Omylem jsme vytvořili žádanku dvakrát? Můžu ji smazat sám nebo?

Pokud je odeslána a rozpracována a schválená, ale stále ještě nevyúčtovaná, tak ji můžete bez problémů stornovat.

·        V žádance jsem udělal chybu, ale je již schválená? Co ted?

Využijte možnosti komentáře a informujte o tom přímo v žádance správce žádanky.

·        Došlo k navýšení nákupu – můžu znovu vstoupit do již schválené žádanky a navýšit/ponížit počet, nebo musím zakládat další?

Pokud žádanka ještě nebyla vyúčtována, pak můžete o změně počtu informovat v žádance správce, který by Vám žádanku vrátil zpět k přepracování. Stejně tak můžete založit další žádanku na zbývající počet kusů.

·        Mohu změnit kontaktní osobu? Proč bych to mohl využít a jak?

Změny kontaktní osoby můžete využít, pakliže vytváříte žádanku za kolegu nebo kolegyni - zvolená kontaktní osoba poté bude informována o průběhu vyřízení žádanky.

·        Kde uvidím, jak je na tom moje žádanka, zda je schválená, na kom to stojí atd?

Stav žádanky vidíte v hlavním menu Seznam žádanek (Rozpracovaná, Vyúčtováno atd.). Podrobrnější rozpis jde najít na kartě Ostatní, kde se vytváří historie procesu a kde jsou zaneseny všechny podniknuté kroky i kroky, které ještě musí následovat.

Otázky ke kartě Hlavička

·        Nenašla jsem komoditu kterou hledám, co teď?

Pokud nemůžete definovat Vaši komoditu, prosím použijte takovou, která Vám přijde nejadekvátnější a v Interním odůvodnění o tom informujte přípraváře/správce žádanky, kteří komoditu popřípadě změní.

·        Co když jsem nenašla dodavatele?

V případě, že jste nenašli dodavatele v seznamu dodavatelů, běžte prosím na políčko Registrace dodavatele, které najdete na hlavní stránce modulu Žádanky. Podrobnější postup naleznete výše na této stránce.

·        Vybrala jsem komoditu, ale program mi automaticky nevyplnil přípraváře. Vadí to?

Nevadí. Některé komodity přípraváře nemají a v tom momentě můžete toto políčko přeskočit. Pokud přípraváře mají, budou automaticky vyplněni.

·        Jaké mám zvolit místo dodání?

Při vytvoření žádanky se vám automaticky předvyplní Vaše pracoviště dle WhoIS na základě Vaší pracovní smlouvy. Pokud chcete jiné místo dodání, můžete si samozřejmě zadat potřebnou adresu. Toto pole není povinné.

·        Musím vyplňovat způsob dopravy?

Toto políčko nemusíte vyplňovat, pokud Vaši objednávku nebudete předávat dodavateli. Pokud ale budete objednávku předávat dodavateli, pak je potřeba políčko vyplnit – propisuje se totiž do šablony objednávky a přímo do IFIS. V případě, že toto pole budete vyplňovat, rozlišujeme tyto základní způsoby dodání: osobně, emailem, dobírka, kurýr.

·        Mám se zajímat o tlačítko smlouva?

Tlačítko Smlouva Vás zajímá pouze v případě, že Vaše žádanka čerpá z již uzavřené smlouvy. Pokud tomu tak je, vyberte prosím konkrétní smlouvu. V případě, že nevíte o jakou smlouvu se jedná, či si nejste jisti, jestli je obsah Vaší žádanky již předmětem existující smlouvy, kontaktujte prosím zadanky@ff.cuni.cz, případně se můžete na tuto skutečnost zeptat v komentáři žádanky svého správce.

·        Interní odůvodnění – to opravdu musím vyplňovat?

Ano. Stačí nám poskytnout základní důvod, proč dochází k nákupu komodity/služby atd. Například při zakoupení lepící pásky je jako dostačují odůvodnění sousloví „provozní náklady,“ případně „pro potřeby grantu,“ „pro potřeby provozu,“ atd.

·        Zpráva pro dodavatele, co s tím?

Zpráva pro dodavatele je čistě volitelné pole. Využít jej můžete například v případě, kdy budete objednávku předávat dodavateli a chcete, aby se tato poznámka přepsala do šablony objednávky a IFISu, tj. stejně jako například Místo dodání.

·        Deník žádanky, co to je?

Toto pole je automaticky vyplňováno, a tudíž se jím nemusíte vůbec zatěžovat.

·        Termín dodání a termín platnosti?

Termíny dodání a termíny platnosti jsou automaticky předvyplněny. Termín dodání je 14 dní od vytvoření žádanky, Termín platnosti do konce kalendářního roku. Pokud si přejete, například na základě dohody s dodavatelem, můžete si termín dodání upravit dle Vašich požadavků. Termín dodání je čistě orientační údaj, tudíž nemusíte dbát na to, zda ve finále reflektuje reálné dodání. Termín platnosti je termín, po jakou dobu bude Vaše žádanka platná.

Otázky ke kartě Položkový rozpis

·        Prosím, věnujte pozornost prvnímu řádku na kterém si vybíráte, zda uvádíte cenu s DPH a nebo BEZ DPH!


·        Podle čeho se řídí zde přítomný kurz?

Dle aktuálního kurzovního lístku ČNB. Kurz je synchronizovaný s kurzem používaným Ekonomickým oddělením. Kurz je aktualizován 1x denně.

·        Kurz se od mého založení žádanky změnil a v době, kdy proběhl nákup, už byl jiný. Vadí to? Který kurz platí a musím to předělávat?

Nemusíte žádanku předělávat. Kurz, který byl v době žádanky je pouze informativní. Ekonomické oddělení bude používat kurz a tedy i částku, která byla použita při platbě. Pokud jste tedy vyplnili v žádance kurz 20 a částku Vaší žádanky na 1000, ale nákup byl proveden s kurzem 18 a celkovou částkou 900, bude Vám ze zakázky odečteno pouze 900.

·        Měnu kterou potřebuji, jsem ve výběru nenašel, co teď?

Obratte se na správce/rozpočtáře pomocí poznámky v žádance.

·        Položka – co všechno tam musím vypisovat?

Stačí stručný popis (typ) nakupované komodity/produktu/služby. Pokud máte možnost, využijte prosím zároveň i možnosti vložit do žádanky link na konkrétní komoditu, a to poklepáním na ikonu zelené plus ve vedlejší kolonce Webový odkaz.

·        Chci si koupit 25 různých tužek a propisek, musím vytvořit 25 položek?

Bohužel, ano – pakliže jsou všechny jiného druhu a nejdou sloučit do jedné položky pod více kusů. Popřípadě můžete přiložit link se screenshotem Vašeho nákupního košíku, pokud nakupujete online.  

Otázky ke kartě Zdroje

·        Co vlastně vůbec znamená zakázka? A nákladové středisko?

Pod menu zakázka vyberte svoje oddělení/ústav/katedru. Následně prosím vyberte nákladové středisko a zbytek polí se Vám automaticky vyplní.

·        Nevyplnilo mi to příkazce? Kdo je příkazce a jak to zjistit?

V případě, že Vám i po vyplnění zakázky a nákladového střediska zůstalo pole příkazce prázdné, prosím informujte správce, aby příkazce doplnil dle podpisového vzoru. Správce na to můžete upozornit v poznámce po uložení žádanky. Stačí napsat „chybí příkazce.“

·        Plnění je ze dvou různých zdrojů – musím dělat dvě žádanky? Nebo to můžu rozpůlit?

Dvě žádanky nejsou potřeba, protože můžete rozdělit žádanku dle tolika zdrojů, kolik potřebujete. Klikněte v levém rohu na políčko Zdroje a poté na Přidat zdroj. Objeví se Vám nové pole pro nový zdroj, které znovu vyplňte. Následně můžete částku u zdrojů rozdělit tak, aby Vám vyhovovala.

·        Vyplnil jsem zdroje a žádanka mi hlásí, že na mým zdroji už nejsou finance, nebo půjdu do mínusu – přitom vím, že tam peníze jsou. Co teď?

Kontaktujte svého rozpočtáře, popřípadě správce žádanky pomocí Poznámky po uložení žádanky. Tato čísla jsou informativního rázu a měla by být aktualizovaná nepřetržitě. Rozpočtář/správce Vás bude o vyhodnocení situace informovat.

Citováno z „http://manualy.ff.cuni.cz/index.php?title=Žádanky&oldid=2211“