Nepřítomnosti: Porovnání verzí

Z Manuály FFUK
Skočit na navigaci Skočit na vyhledávání
 
(Není zobrazeno 16 mezilehlých verzí od 2 dalších uživatelů.)
Řádek 4: Řádek 4:
 
<br />
 
<br />
  
== Přihlášení do modulu ==
+
==Přihlášení do modulu==
  
 
Přihlášení do modulu NEP je možné několika následujícími způsoby:
 
Přihlášení do modulu NEP je možné několika následujícími způsoby:
 
[[Soubor:Cas_login.PNG|thumb|right|2. Přihlášení přes CAS]]
 
[[Soubor:Cas_login.PNG|thumb|right|2. Přihlášení přes CAS]]
 
[[Soubor:verso_nep.png|thumb|right|2. 3. Modul NEP ve VERSO]]
 
[[Soubor:verso_nep.png|thumb|right|2. 3. Modul NEP ve VERSO]]
=== Způsob 1 ===
+
===Způsob 1===
# přímý přístup přes následující [https://cis.ff.cuni.cz/fcgi/verso.fpl?fname=web_index&__def_stranka__=nep_nepritomnost_sez odkaz] (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
+
 
 +
#přímý přístup přes následující [https://cis.ff.cuni.cz/fcgi/verso.fpl?fname=web_index&__def_stranka__=nep_nepritomnost_sez odkaz] (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
 +
 
 +
===Způsob 2 - přístup přes prostředí CIS===
 +
 
 +
#Klikněte na následující odkaz: [http://cis.ff.cuni.cz cis.ff.cuni.cz] (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
 +
#Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.
 +
#Na úvodní obrazovce rozklikněte modul Nepřítomnosti přes jeho zástupce vlevo nahoře (viz [[Média:Verso nep.png|obrázek]]).
  
=== Způsob 2 - přístup přes prostředí CIS ===
 
# Klikněte na následující odkaz: [http://cis.ff.cuni.cz cis.ff.cuni.cz] (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
 
# Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.
 
# Na úvodní obrazovce rozklikněte modul Nepřítomnosti přes jeho zástupce vlevo nahoře (viz [[Média:verso_nep.png|obrázek]]).
 
 
[[Soubor:dochazka.png|thumb|right|3.2 Okno adresy dochazka.ff.cuni.cz]]
 
[[Soubor:dochazka.png|thumb|right|3.2 Okno adresy dochazka.ff.cuni.cz]]
  
=== Způsob 3 - přístup přes adresu dochazka.ff.cuni.cz ===
+
===Způsob 3 - přístup přes adresu dochazka.ff.cuni.cz===
 
Tento způsob přístupu je určen uživatelům, kteří jsou zvyklí k vyplňování docházek užívat odkaz dochazka.ff.cuni.cz.
 
Tento způsob přístupu je určen uživatelům, kteří jsou zvyklí k vyplňování docházek užívat odkaz dochazka.ff.cuni.cz.
 
<br>'''Následující kroky jsou dočasné po dobu trvání pilotního provozu aplikace.'''
 
<br>'''Následující kroky jsou dočasné po dobu trvání pilotního provozu aplikace.'''
 
<br>Po ukončení pilotního provozu bude odkaz přesměrován přímo do modulu.
 
<br>Po ukončení pilotního provozu bude odkaz přesměrován přímo do modulu.
# Klikněte na následující odkaz: [http://dochazka.ff.cuni.cz dochazka.ff.cuni.cz] (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
 
# Na stránce dochazka klikněte na tlačítko 'zde' (viz [[Média:dochazka.png|obrázek]]).
 
# Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.
 
  
== Základní orientace v modulu ==
+
#Klikněte na následující odkaz: [http://dochazka.ff.cuni.cz dochazka.ff.cuni.cz] (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
 +
#Na stránce dochazka klikněte na tlačítko 'zde' (viz [[Média:Dochazka.png|obrázek]]).
 +
#Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.
 +
 
 +
==Základní orientace v modulu==
 
Ať už jste se do modulu přihlásili kterýmkoli způsobem, měli byste na obrazovce vidět následující stránku, členěnou na 4 základní oblasti:
 
Ať už jste se do modulu přihlásili kterýmkoli způsobem, měli byste na obrazovce vidět následující stránku, členěnou na 4 základní oblasti:
 
<br> <br>
 
<br> <br>
Řádek 33: Řádek 37:
 
<br>
 
<br>
 
'''1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní navigační oblast prostředí CIS'''
 
'''1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní navigační oblast prostředí CIS'''
* Kliknutím na tlačítko 'Domů' se lze kdykoliv odkudkoliv vrátit na domovskou stránku prostředí CIS.
+
 
* Kliknutím na šipku dolů se zobrazí rozbalovací menu, prostřednictvím kterého se lze přímo prokliknout na jakékoliv dostupné místo v systému CIS.
+
*Kliknutím na tlačítko 'Domů' se lze kdykoliv odkudkoliv vrátit na domovskou stránku prostředí CIS.
* Hlavní navigační oblast zůstává stále stejná, jen adresa (podobně jako v průzkumníku Windows) se dynamicky mění.
+
*Kliknutím na šipku dolů se zobrazí rozbalovací menu, prostřednictvím kterého se lze přímo prokliknout na jakékoliv dostupné místo v systému CIS.
 +
*Hlavní navigační oblast zůstává stále stejná, jen adresa (podobně jako v průzkumníku Windows) se dynamicky mění.
  
 
'''2. Oranžová oblast je vedlejší navigační oblast prostředí CIS'''
 
'''2. Oranžová oblast je vedlejší navigační oblast prostředí CIS'''
* Jednotlivá tlačítka vedou do dílčích modulů, jako jsou například Nepřítomnosti aj.
+
 
* Vedlejší navigační oblast se mění v závislosti na tom, kam se zrovna uživatel prokliká. Vedlejší navigační oblast zobrazuje dílčí nabídky funkcionalit jednotlivých modulů CIS.
+
*Jednotlivá tlačítka vedou do dílčích modulů, jako jsou například Nepřítomnosti aj.
 +
*Vedlejší navigační oblast se mění v závislosti na tom, kam se zrovna uživatel prokliká. Vedlejší navigační oblast zobrazuje dílčí nabídky funkcionalit jednotlivých modulů CIS.
  
 
'''3. Zelená oblast je hlavní oblast modulu či aplikace. Tuto oblast popíšeme v dalších částech návodu'''
 
'''3. Zelená oblast je hlavní oblast modulu či aplikace. Tuto oblast popíšeme v dalších částech návodu'''
  
 
'''4. Fialová oblast vpravo nahoře je oblast zobrazující informace o přihlášeném uživateli '''
 
'''4. Fialová oblast vpravo nahoře je oblast zobrazující informace o přihlášeném uživateli '''
* Tlačítko 'Odhlásit' vpravo nahoře slouží k odhlášení '''z celého prostředí CIS.'''
 
* Modrý pruh znázorňuje čas, za který dojde k automatickému odhlášení uživatele. Konkrétní čas se zobrazí najetím kurzorem myši nad tento pruh.
 
  
=== Hlavní oblast modulu ===
+
*Tlačítko 'Odhlásit' vpravo nahoře slouží k odhlášení '''z celého prostředí CIS.'''
 +
*Modrý pruh znázorňuje čas, za který dojde k automatickému odhlášení uživatele. Konkrétní čas se zobrazí najetím kurzorem myši nad tento pruh.
 +
 
 +
===Hlavní oblast modulu===
 
Modul NEP využívá standardní zobrazovací rozložení modulů CIS.<br>
 
Modul NEP využívá standardní zobrazovací rozložení modulů CIS.<br>
 
Základním oknem je přehled, neboli 'Seznam nepřítomností', který se skládá z následujících oblastí:
 
Základním oknem je přehled, neboli 'Seznam nepřítomností', který se skládá z následujících oblastí:
Řádek 59: Řádek 66:
 
<br>
 
<br>
 
'''1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní filtr pro záznamy na přehledu'''
 
'''1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní filtr pro záznamy na přehledu'''
* Tento filtr má podobu karet, které zobrazují záznamy dle vztahu k přihlášenému uživateli.
+
 
* U žadatelů je karta 'Vyřizuji' prázdná, protože slouží ke schvalování.
+
*Tento filtr má podobu karet, které zobrazují záznamy dle vztahu k přihlášenému uživateli.
* U žadatelů obsahují karty 'Všechny, které mohu vidět' a 'Moje' totožné záznamy.
+
*U žadatelů je karta 'Vyřizuji' prázdná, protože slouží ke schvalování.
 +
*U žadatelů obsahují karty 'Všechny, které mohu vidět' a 'Moje' totožné záznamy.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
'''2. Oranžová oblast je přefiltrovaný seznam nepřítomností'''
 
'''2. Oranžová oblast je přefiltrovaný seznam nepřítomností'''
* Tento seznam nepřítomností zobrazuje pouze přehledové informace.
+
 
* Pro detailní informace o záznamu je nutné kliknout na lupu (označeno červenou šipkou).
+
*Tento seznam nepřítomností zobrazuje pouze přehledové informace.
* Tlačítko 'Akce' pod červenou šipkou slouží k tisku či zobrazení detailu záznamu.
+
*Pro detailní informace o záznamu je nutné kliknout na lupu (označeno červenou šipkou).
* Nepřítomnosti v seznamu mohou být řazeny dle zvolených parametrů (označeno oranžovými šipkami).  
+
*Tlačítko 'Akce' pod červenou šipkou slouží k tisku či zobrazení detailu záznamu.
** Zároveň lze zvolit více parametrů.
+
*Nepřítomnosti v seznamu mohou být řazeny dle zvolených parametrů (označeno oranžovými šipkami).  
** Opětovným kliknutím na parametr se změní řazení: vzestupně, sestupně, atd.
+
**Zároveň lze zvolit více parametrů.
 +
**Opětovným kliknutím na parametr se změní řazení: vzestupně, sestupně, atd.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
'''3. Zelená oblast vpravo jsou tlačítka pro export'''
 
'''3. Zelená oblast vpravo jsou tlačítka pro export'''
* Tato tlačítka slouží k ukládání přefiltrovaného Seznamu nepřítomností do zvoleného typu souboru.
+
 
* Nápověda se zobrazí pokud najedete kurzorem nad ikonku.
+
*Tato tlačítka slouží k ukládání přefiltrovaného Seznamu nepřítomností do zvoleného typu souboru.
 +
*Nápověda se zobrazí pokud najedete kurzorem nad ikonku.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
'''4. Fialová oblast vpravo nahoře je pomocný (vedlejší) filtr a nápověda'''
 
'''4. Fialová oblast vpravo nahoře je pomocný (vedlejší) filtr a nápověda'''
* Vedlejší filtry umožňují zúžit výběr, který se zobrazuje na Seznamu nepřítomností.
 
* Po rozkliknutí tlačítka 'Filtr' v této oblasti se zobrazí další možnosti filtrování.
 
* Tyto filtry jsou podřízené hlavnímu filtru.
 
  
=== Detail záznamu ===
+
*Vedlejší filtry umožňují zúžit výběr, který se zobrazuje na Seznamu nepřítomností.
 +
*Po rozkliknutí tlačítka 'Filtr' v této oblasti se zobrazí další možnosti filtrování.
 +
*Tyto filtry jsou podřízené hlavnímu filtru.
 +
 
 +
===Detail záznamu===
 
Po kliknutí na symbol lupy na Seznamu nepřítomností se zobrazí tzv. 'Detail záznamu'.<br>
 
Po kliknutí na symbol lupy na Seznamu nepřítomností se zobrazí tzv. 'Detail záznamu'.<br>
 
Detail záznamu zobrazuje veškeré informace o nepřítomnosti. <br>
 
Detail záznamu zobrazuje veškeré informace o nepřítomnosti. <br>
Řádek 89: Řádek 103:
 
<br>
 
<br>
 
''' 1. Červená oblast vlevo umožňuje přepínat mezi různými informacemi o záznamu'''
 
''' 1. Červená oblast vlevo umožňuje přepínat mezi různými informacemi o záznamu'''
* Karta 'Základní údaje' obsahuje základní údaje o záznamu.
+
 
* Karta 'Další' zobrazuje historii schvalování záznamu..
+
*Karta 'Základní údaje' obsahuje základní údaje o záznamu.
* Karta 'Přílohy' zobrazuje přílohy záznamu, příp. ukazuje jejich počet.
+
*Karta 'Další' zobrazuje historii schvalování záznamu..
 +
*Karta 'Přílohy' zobrazuje přílohy záznamu, příp. ukazuje jejich počet.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
''' 2. Oranžová oblast obsahuje požadované informace o záznamu'''
 
''' 2. Oranžová oblast obsahuje požadované informace o záznamu'''
* Při přepnutí mezi kartami (v červené oblasti) se údaje v oranžové kartě změní.
+
 
* V pohledu 'Základní údaje' se zobrazí žadatelem vyplněné informace.
+
*Při přepnutí mezi kartami (v červené oblasti) se údaje v oranžové kartě změní.
* '''Pro dovolené:''' 'Čerpáno + plánování dní' ukazuje počet dní, které už žadatel reálně vyčerpal + počet dní které jsou v systému schválené a čekají. 'Zbývá dní' poté ukazuje počet dní, o které si žadatel může zažádat.
+
*V pohledu 'Základní údaje' se zobrazí žadatelem vyplněné informace.
* Červená šipka pod touto oblastí směřuje k tlačítku, které umožňuje žadateli zobrazit nepřítomnosti celého svého domácího pracoviště v daném měsíci.
+
*'''Pro dovolené:''' 'Čerpáno + plánování dní' ukazuje počet dní, které už žadatel reálně vyčerpal + počet dní které jsou v systému schválené a čekají. 'Zbývá dní' poté ukazuje počet dní, o které si žadatel může zažádat.
 +
*Červená šipka pod touto oblastí směřuje k tlačítku, které umožňuje žadateli zobrazit nepřítomnosti celého svého domácího pracoviště v daném měsíci.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
''' 3. Zelená oblast obsahuje tlačítka akcí'''
 
''' 3. Zelená oblast obsahuje tlačítka akcí'''
* V této oblasti se u nových záznamů objeví tlačítka pro schvalování, viz další část návodu.
+
 
* V případě, že záznam není v již uzavřeném období, žadatel jej zde může Stornovat (o uzavírání období více v další části návodu).
+
*V této oblasti se u nových záznamů objeví tlačítka pro schvalování, viz další část návodu.
 +
*V případě, že záznam není v již uzavřeném období, žadatel jej zde může Stornovat (o uzavírání období více v další části návodu).
 +
 
 
<br>
 
<br>
= Modul NEP pohledem zaměstnance (žadatele) =
+
=Modul NEP pohledem zaměstnance (žadatele)=
== Jak si zažádat o dovolenou či jiné volno? ==
+
Zadávání nepřítomností do modulu NEP se týká všech zaměstnanců fakulty, kteří mají pracovní smlouvu, vč. vedoucích pracovníků.
 +
==Jak si zažádat o dovolenou či jiné volno?==
 
<br>
 
<br>
 
'''1. Po přihlášení do modulu (vizte výše) je třeba na 'Seznamu nepřítomností' stiknout tlačítko 'Nový' '''<br>
 
'''1. Po přihlášení do modulu (vizte výše) je třeba na 'Seznamu nepřítomností' stiknout tlačítko 'Nový' '''<br>
Řádek 129: Řádek 150:
 
<br> <br>
 
<br> <br>
 
'''3. vyplňte detail žádosti'''
 
'''3. vyplňte detail žádosti'''
 +
 
::'''3. 1. červená oblast slouží k zadání termínů nepřítomnosti'''
 
::'''3. 1. červená oblast slouží k zadání termínů nepřítomnosti'''
::* Datum lze vepsat ručně, nebo použít interaktivní kalendář kliknutím na ikonku kalendáře.
+
::*Datum lze vepsat ručně, nebo použít interaktivní kalendář kliknutím na ikonku kalendáře.
::* Po zadání termínů se zobrazí další údaje o pracovních vztazích žadatele.
+
::*Po zadání termínů se zobrazí další údaje o pracovních vztazích žadatele.
 
::'''3. 2. oranžová oblast zobrazuje žadatelovy platné pracovní vztahy na FF UK'''
 
::'''3. 2. oranžová oblast zobrazuje žadatelovy platné pracovní vztahy na FF UK'''
::* Před odesláním ke schvalování je třeba vybrat, pro který vztah má být nepřítomnost založena.
+
::*Před odesláním ke schvalování je třeba vybrat, pro který vztah má být nepřítomnost založena.
::* K patřičnému vztahu se automaticky doplní vedoucí pracovník, který bude žádost schvalovat.
+
::*K patřičnému vztahu se automaticky doplní vedoucí pracovník, který bude žádost schvalovat.
::'''3. 3. zelená oblast 'Zadáváno' zobrazí kolik pracovních dní bude nepřítomnost trvat
+
::'''3. 3. zelená oblast 'Zadáváno' zobrazí kolik pracovních dní bude nepřítomnost trvat'''
::* Nápověda pro ostatní pole se zobrazí po kliknutí na modré otazníky.
+
::*Nápověda pro ostatní pole se zobrazí po kliknutí na modré otazníky.
::'''3. 4. fialová oblast 'Zobrazit NEP na pracovišti' ukáže nepřítomnosti kolegů v patřičném období
+
::'''3. 4. fialová oblast 'Zobrazit NEP na pracovišti' ukáže nepřítomnosti kolegů v patřičném období'''
  
 
Nepřítomnosti je možné zadávat do budoucnosti i do minulosti.<br>
 
Nepřítomnosti je možné zadávat do budoucnosti i do minulosti.<br>
* Nepřítomnosti '''do minulosti''' je možné zadávat pouze do období, která nejsou uzavřená.<br>
 
** Mzdová účtárna uzavírá období (měsíc) obvykle 1. či 2. pracovní den v následujícím měsíci.
 
** Od té chvíle již není možné provádět žádné úpravy v uzavřeném období.
 
** Všechny záznamy, které v okamžiku uzavírání období nejsou schválené, se automaticky stornují a nebudou přeneseny do personálního systému!
 
  
* Nepřítomnosti '''do budoucnosti''' je možné zadávat téměř bez omezení, ačkoliv zadávání do příliš vzdálené budoucnosti se silně nedoporučuje.
+
*Nepřítomnosti '''do minulosti''' je možné zadávat pouze do období, která nejsou uzavřená.<br>
** Doporučuje se zadávat nepřítomnosti pouze pro následující měsíc.
+
**Mzdová účtárna uzavírá období (měsíc) obvykle 1. či 2. pracovní den v následujícím měsíci.
** Do systému nezadávejte nepřítomnosti pro další kalendářní rok, a to ani v prosinci. Veškeré záznamy budou na začátku nového roku smazány. Osobní oddělení musí v personálním systému vygenerovat nové nároky na dovolené, což se děje obvykle začátkem ledna. Nové záznamy bude možné zadávat až posléze.
+
**Od té chvíle již není možné provádět žádné úpravy v uzavřeném období.
 +
**Všechny záznamy, které v okamžiku uzavírání období nejsou schválené, se automaticky stornují a nebudou přeneseny do personálního systému!
 +
 
 +
*Nepřítomnosti '''do budoucnosti''' je možné zadávat téměř bez omezení, ačkoliv zadávání do příliš vzdálené budoucnosti se silně nedoporučuje.
 +
**Doporučuje se zadávat nepřítomnosti pouze pro následující měsíc.
 +
**Do systému nezadávejte nepřítomnosti pro další kalendářní rok, a to ani v prosinci. Veškeré záznamy budou na začátku nového roku smazány. Osobní oddělení musí v personálním systému vygenerovat nové nároky na dovolené, což se děje obvykle začátkem ledna. Nové záznamy bude možné zadávat až posléze.
 +
 
 +
*'''Nepřítomnosti na půl dne''' je možné zadávat pouze samostatně.
 +
**Při zaškrtnutí kolonky 'Půl dne' zmizí políčko 'Datum konce'.
 +
**Pokud si tedy chcete vzít dovolenou na 4 a půl dne, je nutné založit jeden záznam na 4 dny a jeden záznam na půl dne.
 +
 
 +
*'''Do kolonek 'Datum začátku' a 'Datum konce' uvádějte pouze pracovní dny. '''
 +
**Zahrnutí víkendů a jiných nepracovních dnů na začátek a/nebo konec nepřítomnosti komplikuje práci mzdové účtárně.
  
* '''Nepřítomnosti na půl dne''' je možné zadávat pouze samostatně.
 
** Při zaškrtnutí kolonky 'Půl dne' zmizí políčko 'Datum konce'.
 
** Pokud si tedy chcete vzít dovolenou na 4 a půl dne, je nutné založit jeden záznam na 4 dny a jeden záznam na půl dne.
 
 
'''4. Po vyplnění detailu stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení' '''
 
'''4. Po vyplnění detailu stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení' '''
* Pokud nechcete záznam rovnou předat do schvalovacího procesu, ale jen uložit jako koncept, stiskněte tlačítko 'Uložit' ve spodní části okna.
+
 
** Při ukládání konceptů pamatujte na to, že pokud nebude koncept do uzavření období schválen, bude automaticky zrušen.
+
*Pokud nechcete záznam rovnou předat do schvalovacího procesu, ale jen uložit jako koncept, stiskněte tlačítko 'Uložit' ve spodní části okna.
 +
**Při ukládání konceptů pamatujte na to, že pokud nebude koncept do uzavření období schválen, bude automaticky zrušen.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
'''5. Schvalovací proces'''<br>
 
'''5. Schvalovací proces'''<br>
 +
 
:Po předání záznamu ke schválení systém pošle vedoucímu pracovníkovi email s oznámením, že je potřeba záznam zpracovat.<br>Stav schvalování své žádosti můžete sledovat na 'Seznamu nepřítomností' (vizte výše).<br>Jakmile vedoucí pracovník žádost schválí (nebo neschválí), systém pošle email žadateli s informací o výsledku schvalování:
 
:Po předání záznamu ke schválení systém pošle vedoucímu pracovníkovi email s oznámením, že je potřeba záznam zpracovat.<br>Stav schvalování své žádosti můžete sledovat na 'Seznamu nepřítomností' (vizte výše).<br>Jakmile vedoucí pracovník žádost schválí (nebo neschválí), systém pošle email žadateli s informací o výsledku schvalování:
 +
 
<br>
 
<br>
 
[[Soubor:nep_schvaleno.png|border]]
 
[[Soubor:nep_schvaleno.png|border]]
 
<br> <br>
 
<br> <br>
 
'''1. Příloha typu *.ics slouží k rychlému přidání nepřítomnosti do kalendáře'''
 
'''1. Příloha typu *.ics slouží k rychlému přidání nepřítomnosti do kalendáře'''
* Na přílohu *.ics stačí poklepat myší. Dalšími kroky vás provede průvodce emailového klienta.
+
 
'''2. Hypertextové odkazy slouží k rychlému přechodu na patřičná místa v modulu NEP
+
*Na přílohu *.ics stačí poklepat myší. Dalšími kroky vás provede průvodce emailového klienta.
 +
 
 +
'''2. Hypertextové odkazy slouží k rychlému přechodu na patřičná místa v modulu NEP'''
 
<br>
 
<br>
 +
 
:Systém rovněž posílá žadateli oznámení v případě, kdy je jeho žádost stornována (stornovat může sám žadatel, vedoucí pracovník či administrátor).
 
:Systém rovněž posílá žadateli oznámení v případě, kdy je jeho žádost stornována (stornovat může sám žadatel, vedoucí pracovník či administrátor).
 +
 +
<br>
 +
'''Na automatické zprávy ze systému neodpovídejte.'''
 +
 +
==Jak upravit nepřítomnost?==
 +
Žádosti, které byly předány ke schválení či schváleny, už není možné upravovat. ''(Je to tak kvůli tomu, že by vedoucí pracovník musel tuto změnu opět schválit.)''<br>
 +
Pokud potřebujete změnit délku zadané nepřítomnosti, je potřeba původní záznam stornovat, a vytvořit zcela novou žádost.<br>
 +
'''Pozor''', při změnách délek mějte na paměti, že nelze upravovat záznamy v uzavřených obdobích!
 +
 +
==Jak stornovat nepřítomnost?==
 +
''' 1. V hlavní oblasti modulu (viz výše), rozklikneme detail nepřítomnosti, kterou chceme zrušit'''<br>
 +
 +
:Detail se zobrazí po kliknutí na ikonku lupy, ikonky u červené šipky: <br>
 +
 +
[[Soubor:nep_prehled.png|border|1679x1679px]]
 
<br> <br>
 
<br> <br>
Na automatické zprávy ze systému neodpovídejte.
+
''' 2. Na detailu záznamu stiskneme tlačítko 'Stornovat' '''<br>
  
== Stravenky ==
+
:Tlačítko 'Stornovat' se nachází v oblasti tlačítek akcí, tj. v zeleném rámečku:
 +
 
 +
[[Soubor:nep_detail.png|border]]
 +
<br> <br>
 +
 
 +
:Po stisknutí tlačítka stornovat se objeví vyskakovací okno vyzývající k zadání komentáře.
 +
 
 +
''' 3. Vyplníme komentář a stiskneme tlačítko potvrdit<br>'''
 +
[[Soubor:nep_stornovat_potvrdit.png|border]]
 +
<br>
 +
 
 +
==Typy nepřítomností==
 +
(aktualizováno 6.1.2022)
 +
 
 +
*'''Pracovní cesta (PC)''' – Časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.
 +
*'''Práce z domova rozvrhovaná (PDR)''' – Práce vykonávaná mimo pracoviště zaměstnavatele v pracovní době, kterou rozvrhuje zaměstnavatel.
 +
*'''Práce z domova nerozvrhovaná (PDN)''' - Práce vykonávaná mimo pracoviště zaměstnavatele v pracovní době, kterou si zaměstnanec rozvrhuje sám.
 +
*'''Dovolená''' '''(DOV)''' – Pracovní volno s náhradou mzdy v max. délce 5 týdnů, resp. 8 týdnů u akademických pracovníků.
 +
*'''Dny osobního rozvoje''' '''(DOR)''' – Volné pracovní dny, které může zaměstnanec čerpat k rozvoji svého osobního růstu v max. rozsahu 5 dnů.
 +
*'''Dočasná pracovní neschopnost''' '''(PN)''' – Nepřítomnost zaměstnance na pracovišti potvrzená ošetřujícím lékařem zejména z důvodu nemoci, úrazu, lázeňské léčebně rehabilitační péče, doprovázení nezletilého dítěte přijatého k poskytnutí lůžkové péče, aj.
 +
*'''Karanténa''' '''(KR)''' – Nařízené oddělení zdravé osoby, která byla během inkubační doby ve styku s infekčním onemocněním nebo pobývala v ohnisku nákazy od ostatních osob s cílem zabránit přenosu infekčního onemocnění.
 +
*'''Mateřská dovolená (MD)''' – Mateřská dovolená přísluší matce v souvislosti s porodem a péčí o dítě v délce nejméně 14 týdnů a nejvýše 28, resp. 37 týdnů.
 +
*'''Rodičovská dovolená (RD)''' – Rodičovská dovolená přísluší matce dítěte po skončení mateřské dovolené nebo otci od narození dítěte nejdéle do doby, kdy dítě dosáhne 3 let.
 +
*'''Rodičovská dovolená – otcovská (RDO)''' – Otcovskou rodičovskou dovolenou lze čerpat nejdéle po dobu 2 týdnů v období do 6 týdnů ode dne narození dítěte nebo ode dne převzetí dítěte mladšího 7 let do péče.
 +
*'''Ošetřování''' '''(OŠ)''' – Ošetřování dítěte mladšího 10 let nebo jiného člena domácnosti, příp. dlouhodobé ošetřovné.
 +
*'''Návštěva lékaře (NL)''' – Vyšetření nebo ošetření u poskytovatele zdravotních služeb, které nebylo možné provést mimo pracovní dobu.
 +
*'''Doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení (DRP)''' – Pracovní volno z důvodu nezbytného doprovázení rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení, není-li možné mimo pracovní dobu.
 +
*'''Ostatní jiné důležité osobní překážky v práci''' '''(OPP)''' – Pracovní volno s náhradou mzdy nebo bez náhrady mzdy z důvodu pracovnělékařské prohlídky, vyšetření nebo očkování souvisejícího s výkonem práce, přerušení dopravního provozu nebo zpoždění hromadných dopravních prostředků, znemožnění cesty do zaměstnání, svatby, narození dítěte, úmrtí, pohřbu spoluzaměstnance, přestěhování, vyhledání nového zaměstnání.
 +
*'''Neplacené volno''' '''(NPV)''' – Volno bez náhrady mzdy, na které zaměstnanec nemá nárok ze zákona, ale na základě dohody se zaměstnavatelem.
 +
*'''Výkon veřejné funkce (VF)''' – Výkon veřejné funkce, která je vymezena funkčním nebo časovým obdobím a obsazovaná na základě volby nebo jmenování.
 +
*'''Výkon občanské povinnosti (OP)''' – Zejména účast osob předvolaných k jednání soudu, správního úřadu nebo jiného státního orgánu, při opatřeních proti infekčnímu onemocnění, poskytování osobní pomoci při požární ochraně, živelních událostech nebo v obdobných mimořádných případech.
 +
*'''Jiné úkony v obecném zájmu (OZ)''' – Např. činnost dárce při odběru krve a dalších biologických materiálů, akce pro děti a mládež, aj.
 +
*'''Branná povinnost (BP)''' – Pracovní volno poskytované zaměstnanci, který má povinnost dostavit se k příslušnému vojenskému správnímu úřadu v souvislosti s výkonem branné povinnosti, výkonu vojenského cvičení nebo služby v operačním nasazení.
 +
*'''Školení a jiná forma přípravy nebo studia (ST)''' – Účast na školení, v nichž má zaměstnanec získat předpoklady pro řádný výkon sjednané práce, které je v souladu s potřebou zaměstnavatele.
 +
*'''Tvůrčí volno (TV)''' – Volno poskytované akademickému pracovníkovi v max. délce šesti měsíců jedenkrát za sedm let.
 +
*'''Náhradní volno (NV)''' – Náhradní volno poskytované za práci přesčas a za práci ve svátek.
 +
 
 +
<br />
 +
==Stravenky==
 
Modul NEP všem zaměstnancům, kteří se rozhodli využívat benefitu stravenek, automaticky počítá nároky na stravenky.<br>
 
Modul NEP všem zaměstnancům, kteří se rozhodli využívat benefitu stravenek, automaticky počítá nároky na stravenky.<br>
 
Pokud se zaměstnanec rozhodne využívat benefit dotovaných obědů místo stravenek, je třeba podat žádost na Osobní oddělení dle [https://www.ff.cuni.cz/fakulta/oddeleni-dekanatu/osobni-oddeleni/ webu].<br>
 
Pokud se zaměstnanec rozhodne využívat benefit dotovaných obědů místo stravenek, je třeba podat žádost na Osobní oddělení dle [https://www.ff.cuni.cz/fakulta/oddeleni-dekanatu/osobni-oddeleni/ webu].<br>
 
Pokud je žádosti vyhověno, ke změně benefitu dojde od následujícího měsíce.
 
Pokud je žádosti vyhověno, ke změně benefitu dojde od následujícího měsíce.
 
<br> <br>
 
<br> <br>
= Modul NEP pohledem vedoucího (schvalovatele) =  
+
 
''(v přípravě)''
+
=Modul NEP pohledem vedoucího (schvalovatele)=  
== Jak vyřídit žádost o dovolenou či jiné volno? ==
+
==Jak vyřídit žádost o dovolenou či jiné volno?==
 
[[Soubor:nep_zadost_schvalit.png|thumb|right|Automatický email - vyřídit žádost]]
 
[[Soubor:nep_zadost_schvalit.png|thumb|right|Automatický email - vyřídit žádost]]
 
Nejsnazším způsobem jak vyřizovat žádosti o nepřítomnost je skrze email.
 
Nejsnazším způsobem jak vyřizovat žádosti o nepřítomnost je skrze email.
Řádek 183: Řádek 270:
 
Tyto automatické emaily (tzv. notifikace) obsahují přímý odkaz k žádosti v systému CIS (viz obrázek vpravo).
 
Tyto automatické emaily (tzv. notifikace) obsahují přímý odkaz k žádosti v systému CIS (viz obrázek vpravo).
 
<br> <br>
 
<br> <br>
=== Vyřizování skrze notifikaci ===
+
===Vyřizování skrze notifikaci===
 
<br>
 
<br>
 
'''1. Kliknout v notifikačním emailu na řádek 'Detail nepřítomnosti' '''  
 
'''1. Kliknout v notifikačním emailu na řádek 'Detail nepřítomnosti' '''  
Řádek 194: Řádek 281:
 
<blockquote> <b>Tip:</b> pozorný čtenář si mohl všimnout, že v prvním obrázku vpravo nahoře (obrázek s automatickým emailem - vyřídit žádost) žadatel omylem zažádal o volno ve státní svátek. Z technických důvodů momentálně nelze takové žádosti v aplikaci zabránit. Pro podobné případy má vedoucí pracovník k dispozici i tlačítko 'Stornovat za žadatele'.<br>
 
<blockquote> <b>Tip:</b> pozorný čtenář si mohl všimnout, že v prvním obrázku vpravo nahoře (obrázek s automatickým emailem - vyřídit žádost) žadatel omylem zažádal o volno ve státní svátek. Z technických důvodů momentálně nelze takové žádosti v aplikaci zabránit. Pro podobné případy má vedoucí pracovník k dispozici i tlačítko 'Stornovat za žadatele'.<br>
 
Pokud by si vedoucí pracovník tohoto omylu nevšiml, nevadí to - takto zadané nepřítomnosti nebudou přeneseny do personálního systému a žadateli rovněž nebude stržen nárok na dovolenou apod. (na obrázku je toto patrné mj. v řádku 'Počet dnů: 0' </blockquote>
 
Pokud by si vedoucí pracovník tohoto omylu nevšiml, nevadí to - takto zadané nepřítomnosti nebudou přeneseny do personálního systému a žadateli rovněž nebude stržen nárok na dovolenou apod. (na obrázku je toto patrné mj. v řádku 'Počet dnů: 0' </blockquote>
=== Vyřizování skrze přímý přístup ===
+
===Vyřizování skrze přímý přístup===
 
<br>
 
<br>
 
Žádosti je rovněž možné vyřizovat tak, že se přímo přihlásíte do modulu NEP, a v 'Seznamu nepřítomností' na kartě 'Vyřizuji' přes ikonu lupy zobrazíte detail jednoho záznamu, kde najdete již zmíněná schvalovací tlačítka. Tímto způsobem je také možné žádosti schvalovat hromadně. <br>
 
Žádosti je rovněž možné vyřizovat tak, že se přímo přihlásíte do modulu NEP, a v 'Seznamu nepřítomností' na kartě 'Vyřizuji' přes ikonu lupy zobrazíte detail jednoho záznamu, kde najdete již zmíněná schvalovací tlačítka. Tímto způsobem je také možné žádosti schvalovat hromadně. <br>
 
''Pozn.: přihlášení do modulu a pojmy 'Seznam nepřítomností', karta 'Vyřizuji', ikonka lupy a 'Detail záznamu' jsou diskutovány výše v návodu.''
 
''Pozn.: přihlášení do modulu a pojmy 'Seznam nepřítomností', karta 'Vyřizuji', ikonka lupy a 'Detail záznamu' jsou diskutovány výše v návodu.''
  
=== Hromadné schvalování ===
+
===Hromadné schvalování===
  
 
Pro hromadné vyřízení žádostí se přihlašte do modulu NEP a postupujte následovně:
 
Pro hromadné vyřízení žádostí se přihlašte do modulu NEP a postupujte následovně:
Řádek 211: Řádek 298:
 
''' 3. Vyberte záznamy, které chcete hromadně vyřídit '''
 
''' 3. Vyberte záznamy, které chcete hromadně vyřídit '''
 
<br>
 
<br>
* Kliknutím na škrtátko u červené šipky označíte (nebo naopak od-označíte) všechny dostupné záznamy.
+
 
* Klikáním na škrtátka u jednotlivých záznamů označíte jednotlivé záznamy.
+
*Kliknutím na škrtátko u červené šipky označíte (nebo naopak od-označíte) všechny dostupné záznamy.
 +
*Klikáním na škrtátka u jednotlivých záznamů označíte jednotlivé záznamy.
 +
 
 
''' 4. Kliknutím na tlačítko 'Proveď' potvrdíte akci '''
 
''' 4. Kliknutím na tlačítko 'Proveď' potvrdíte akci '''
== Zobrazení přehledů o nepřítomnostech pro moje pracoviště ==
+
==Zobrazení přehledů o nepřítomnostech pro moje pracoviště==
 
<br>
 
<br>
 
V této části návodu si ukážeme dva základní přehledy, které zobrazují nepřítomnosti na domácím pracovišti.<br>
 
V této části návodu si ukážeme dva základní přehledy, které zobrazují nepřítomnosti na domácím pracovišti.<br>
Řádek 222: Řádek 311:
 
<br> <br>
 
<br> <br>
 
''' 1. Ve vedlejší navigační oblasti CIS klikneme na 'Nepřítomnosti'. <br> 2. V modulu Nepřítomnosti klikneme na 'Statistické sestavy' <br> 3. Ve 'Statistických sestavách' klikneme na 'Detailní přehled' či 'Přehled docházky' '''
 
''' 1. Ve vedlejší navigační oblasti CIS klikneme na 'Nepřítomnosti'. <br> 2. V modulu Nepřítomnosti klikneme na 'Statistické sestavy' <br> 3. Ve 'Statistických sestavách' klikneme na 'Detailní přehled' či 'Přehled docházky' '''
* Po kliknutí v kroku č. 2 na 'Statistické sestavy' se v hlavní oblasti zobrazí nabídka karty 'Detailní přehled'. Pokud chcete zobrazit 'Detailní přehled, není nutné aplikovat krok č. 3.
 
* Detailní přehled je vhodný pro online zobrazování dat. Přehled docházky je vhodný k tisku pro potřeby Osobního oddělení.
 
  
=== Detailní přehled ===
+
*Po kliknutí v kroku č. 2 na 'Statistické sestavy' se v hlavní oblasti zobrazí nabídka karty 'Detailní přehled'. Pokud chcete zobrazit 'Detailní přehled, není nutné aplikovat krok č. 3.
 +
*Detailní přehled je vhodný pro online zobrazování dat. Přehled docházky je vhodný k tisku pro potřeby Osobního oddělení.
 +
 
 +
===Detailní přehled===
 
<br>
 
<br>
 
Tento přehled je užitečný pro online náhledy na nepřítomnosti na pracovišti.<br>
 
Tento přehled je užitečný pro online náhledy na nepřítomnosti na pracovišti.<br>
Řádek 233: Řádek 323:
 
<br> <br>
 
<br> <br>
 
Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:
 
Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:
* Nároky, čerpání a zůstatky dovolených všech zaměstnanců na pracovišti.
+
 
* Nepřítomnosti, které jsou v rozpracovaném stavu: 'Ke schválení' (V), 'Uloženo' (I) atd.
+
*Nároky, čerpání a zůstatky dovolených všech zaměstnanců na pracovišti.
* Pracovníky na DPP a DPČ se vztahem ke zvolenému pracovišti.
+
*Nepřítomnosti, které jsou v rozpracovaném stavu: 'Ke schválení' (V), 'Uloženo' (I) atd.
* Aktuální datum ve žlutém sloupci.
+
*Pracovníky na DPP a DPČ se vztahem ke zvolenému pracovišti.
* Růžový řádek pod kurzorem myši.
+
*Aktuální datum ve žlutém sloupci.
 +
*Růžový řádek pod kurzorem myši.
 +
 
 
<br>
 
<br>
 
'''Důležité: ''' Data se do této tabulky promítají zhruba jednou za hodinu. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až s určitým zpožděním.
 
'''Důležité: ''' Data se do této tabulky promítají zhruba jednou za hodinu. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až s určitým zpožděním.
  
=== Přehled docházky ===
+
===Přehled docházky===
 
<br>
 
<br>
 
Tento přehled je užitečný pro souhrnné vyhodnocení nepřítomností ve vztahu k docházce. <br>
 
Tento přehled je užitečný pro souhrnné vyhodnocení nepřítomností ve vztahu k docházce. <br>
 
Obvykle se používá pro tisk sestavy, která se na konci měsíce předává na Osobní oddělení. <br>
 
Obvykle se používá pro tisk sestavy, která se na konci měsíce předává na Osobní oddělení. <br>
Tabulku přehledu je nutné vyvolat stiskem tlačítka 'Zobrazit u červené šipky:
+
Tabulku přehledu je nutné vyvolat stiskem tlačítka 'Zobrazit' u červené šipky:
 
<br> <br>
 
<br> <br>
 
[[Soubor:nep_statisticke_sestavy_prehled_dochazky.png|border|1679x1679px]]
 
[[Soubor:nep_statisticke_sestavy_prehled_dochazky.png|border|1679x1679px]]
 
<br> <br>
 
<br> <br>
 
Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:
 
Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:
* Počet odpracovaných hodin po dnech.
+
 
* Zvolený zaměstnanecký benefit - typ stravného.
+
*Počet odpracovaných hodin po dnech.
* Počet stravenek.
+
*Zvolený zaměstnanecký benefit - typ stravného.
 +
*Počet stravenek.
  
 
'''Důležité: ''' Data se do této tabulky promítají v noci. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až následující den.
 
'''Důležité: ''' Data se do této tabulky promítají v noci. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až následující den.
  
= Modul NEP pohledem asistenta pro docházku =
+
==Zadání nepřítomností za zaměstnance==
 +
Vedoucí pracovník má v modulu NEP možnost založit nepřítomnost svým podřízeným. <br>
 +
Pokud tedy například zaměstnanec onemocní a nemá přístup k internetu, vedoucí pracovník může tuto nemoc zanést do systému místo nemocného. <br>
 +
Tuto možnost může mít také asistent pro docházku (vizte dále). <br>
 +
Zadání nepřítomnosti za kolegu vypadá následovně:
 +
<br> <br>
 +
[[Soubor:nep_novy_zastup.png|border]]
 +
<br> <br>
 +
Samotné okno pro zadání nové nepřítomnosti vypadá úplně stejně jako u standardního žadatele, pouze kolonka 'Jméno žadatele' je upravitelná.<br>
 +
<br>
 +
'''1. V červené oblasti klikněte na modrobílou ikonku seznamu'''<br>
 +
 
 +
*Kliknutím dojde k zobrazení seznamu osob, za které mohu zadat dovolenou (oranžová oblast).
 +
 
 +
<br>
 +
'''2. V oranžové oblasti vyberte požadovanou osobu'''
 +
 
 +
*Seznam už je předfiltrovaný a obsahuje jen osoby s platným pracovněprávním vztahem k pracovišti.
 +
*V případě velkých pracovišť doporučujeme k dalšímu hledání použít klasický vyhledávač v okně.
 +
 
 +
'''3. Stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení za žadatele' '''
 +
 
 +
*Tlačítko se nachází vedle červené šipky.
 +
*Ačkoli žlutě zvýrazněné tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení' také funguje, v případě zadávání nepřítomností za kolegy se doporučuje užívat tlačítko s popiskem '..za žadatele'.
 +
 
 +
<br> <br>
 +
 
 +
=Modul NEP pohledem asistenta pro docházku=
 
''(v přípravě)''
 
''(v přípravě)''
 
<br>
 
<br>
= Modul NEP pohledem mzdové účtárny =  
+
=Modul NEP pohledem mzdové účtárny=  
 
''(v přípravě)''
 
''(v přípravě)''

Aktuální verze z 11. 1. 2022, 09:36

Modul Nepřítomnosti (NEP) obecně

Modul nepřítomnosti umožňuje elektronické vyřizování všech druhů nepřítomností na FF UK. O některé nepřítomnosti si zaměstnanec žádá sám, u některých provádí zadávání Osobní oddělení.

Přihlášení do modulu

Přihlášení do modulu NEP je možné několika následujícími způsoby:

2. Přihlášení přes CAS
2. 3. Modul NEP ve VERSO

Způsob 1

  1. přímý přístup přes následující odkaz (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).

Způsob 2 - přístup přes prostředí CIS

  1. Klikněte na následující odkaz: cis.ff.cuni.cz (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
  2. Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.
  3. Na úvodní obrazovce rozklikněte modul Nepřítomnosti přes jeho zástupce vlevo nahoře (viz obrázek).
3.2 Okno adresy dochazka.ff.cuni.cz

Způsob 3 - přístup přes adresu dochazka.ff.cuni.cz

Tento způsob přístupu je určen uživatelům, kteří jsou zvyklí k vyplňování docházek užívat odkaz dochazka.ff.cuni.cz.
Následující kroky jsou dočasné po dobu trvání pilotního provozu aplikace.
Po ukončení pilotního provozu bude odkaz přesměrován přímo do modulu.

  1. Klikněte na následující odkaz: dochazka.ff.cuni.cz (doporučeny jsou prohlížeče Chrome, Edge či Firefox).
  2. Na stránce dochazka klikněte na tlačítko 'zde' (viz obrázek).
  3. Přes autentizační službu CAS se přihlaste do systému. K přihlášení použijte stejné přihlašovací jméno (login) a heslo jako do jiných systémů FF UK.

Základní orientace v modulu

Ať už jste se do modulu přihlásili kterýmkoli způsobem, měli byste na obrazovce vidět následující stránku, členěnou na 4 základní oblasti:

Nep home.png

1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní navigační oblast prostředí CIS

  • Kliknutím na tlačítko 'Domů' se lze kdykoliv odkudkoliv vrátit na domovskou stránku prostředí CIS.
  • Kliknutím na šipku dolů se zobrazí rozbalovací menu, prostřednictvím kterého se lze přímo prokliknout na jakékoliv dostupné místo v systému CIS.
  • Hlavní navigační oblast zůstává stále stejná, jen adresa (podobně jako v průzkumníku Windows) se dynamicky mění.

2. Oranžová oblast je vedlejší navigační oblast prostředí CIS

  • Jednotlivá tlačítka vedou do dílčích modulů, jako jsou například Nepřítomnosti aj.
  • Vedlejší navigační oblast se mění v závislosti na tom, kam se zrovna uživatel prokliká. Vedlejší navigační oblast zobrazuje dílčí nabídky funkcionalit jednotlivých modulů CIS.

3. Zelená oblast je hlavní oblast modulu či aplikace. Tuto oblast popíšeme v dalších částech návodu

4. Fialová oblast vpravo nahoře je oblast zobrazující informace o přihlášeném uživateli

  • Tlačítko 'Odhlásit' vpravo nahoře slouží k odhlášení z celého prostředí CIS.
  • Modrý pruh znázorňuje čas, za který dojde k automatickému odhlášení uživatele. Konkrétní čas se zobrazí najetím kurzorem myši nad tento pruh.

Hlavní oblast modulu

Modul NEP využívá standardní zobrazovací rozložení modulů CIS.
Základním oknem je přehled, neboli 'Seznam nepřítomností', který se skládá z následujících oblastí:

Nep prehled.png

Tlačítko Nový slouží k založení nové žádosti o nepřítomnost

1. Červená oblast vlevo nahoře je hlavní filtr pro záznamy na přehledu

  • Tento filtr má podobu karet, které zobrazují záznamy dle vztahu k přihlášenému uživateli.
  • U žadatelů je karta 'Vyřizuji' prázdná, protože slouží ke schvalování.
  • U žadatelů obsahují karty 'Všechny, které mohu vidět' a 'Moje' totožné záznamy.


2. Oranžová oblast je přefiltrovaný seznam nepřítomností

  • Tento seznam nepřítomností zobrazuje pouze přehledové informace.
  • Pro detailní informace o záznamu je nutné kliknout na lupu (označeno červenou šipkou).
  • Tlačítko 'Akce' pod červenou šipkou slouží k tisku či zobrazení detailu záznamu.
  • Nepřítomnosti v seznamu mohou být řazeny dle zvolených parametrů (označeno oranžovými šipkami).
    • Zároveň lze zvolit více parametrů.
    • Opětovným kliknutím na parametr se změní řazení: vzestupně, sestupně, atd.


3. Zelená oblast vpravo jsou tlačítka pro export

  • Tato tlačítka slouží k ukládání přefiltrovaného Seznamu nepřítomností do zvoleného typu souboru.
  • Nápověda se zobrazí pokud najedete kurzorem nad ikonku.


4. Fialová oblast vpravo nahoře je pomocný (vedlejší) filtr a nápověda

  • Vedlejší filtry umožňují zúžit výběr, který se zobrazuje na Seznamu nepřítomností.
  • Po rozkliknutí tlačítka 'Filtr' v této oblasti se zobrazí další možnosti filtrování.
  • Tyto filtry jsou podřízené hlavnímu filtru.

Detail záznamu

Po kliknutí na symbol lupy na Seznamu nepřítomností se zobrazí tzv. 'Detail záznamu'.
Detail záznamu zobrazuje veškeré informace o nepřítomnosti.
Také se zde nachází tlačítka pro práci se záznamem. Detail vypadá následovně:

Nep detail.png

1. Červená oblast vlevo umožňuje přepínat mezi různými informacemi o záznamu

  • Karta 'Základní údaje' obsahuje základní údaje o záznamu.
  • Karta 'Další' zobrazuje historii schvalování záznamu..
  • Karta 'Přílohy' zobrazuje přílohy záznamu, příp. ukazuje jejich počet.


2. Oranžová oblast obsahuje požadované informace o záznamu

  • Při přepnutí mezi kartami (v červené oblasti) se údaje v oranžové kartě změní.
  • V pohledu 'Základní údaje' se zobrazí žadatelem vyplněné informace.
  • Pro dovolené: 'Čerpáno + plánování dní' ukazuje počet dní, které už žadatel reálně vyčerpal + počet dní které jsou v systému schválené a čekají. 'Zbývá dní' poté ukazuje počet dní, o které si žadatel může zažádat.
  • Červená šipka pod touto oblastí směřuje k tlačítku, které umožňuje žadateli zobrazit nepřítomnosti celého svého domácího pracoviště v daném měsíci.


3. Zelená oblast obsahuje tlačítka akcí

  • V této oblasti se u nových záznamů objeví tlačítka pro schvalování, viz další část návodu.
  • V případě, že záznam není v již uzavřeném období, žadatel jej zde může Stornovat (o uzavírání období více v další části návodu).


Modul NEP pohledem zaměstnance (žadatele)

Zadávání nepřítomností do modulu NEP se týká všech zaměstnanců fakulty, kteří mají pracovní smlouvu, vč. vedoucích pracovníků.

Jak si zažádat o dovolenou či jiné volno?


1. Po přihlášení do modulu (vizte výše) je třeba na 'Seznamu nepřítomností' stiknout tlačítko 'Nový'
Po rozkliknutí tlačítka 'Nový' se zobrazí seznam s dostupnými typy nepřítomností.
Mějte prosím na paměti, že některé typy nepřítomností zadává do systému Osobní oddělení. Jedná se zejména o dlouhodobé nepřítomnosti jako je rodičovská dovolená, tvůrčí volno aj.
O zadání těchto nepřítomností je nutné požádat Osobní oddělení dle postupů, které jsou uvedené na jejich webu.

Nep novy.png






Důležité: při zakládání nových nepřítomností pamatujte na to, že zadávání digitálních nepřítomností se řídí platnými zákony, univerzitními a fakultními předpisy.
Znamená to, že u některých nepřítomností musí být vedoucímu pracovníkovi nebo Osobnímu oddělení doručeno kromě digitálního záznamu ještě papírové potvrzení o nepřítomnosti. To se týká obvykle nepřítomností spojených s nemocí, návštěvou lékaře apod. O aktuálních podmínkách se informujte u svého vedoucího pracovníka.




2. Po vybrání typu nepřítomnosti se zobrazí detail žádosti (viz výše) s dostupnými tlačítky akcí:

Nep schvalit.png

3. vyplňte detail žádosti

3. 1. červená oblast slouží k zadání termínů nepřítomnosti
  • Datum lze vepsat ručně, nebo použít interaktivní kalendář kliknutím na ikonku kalendáře.
  • Po zadání termínů se zobrazí další údaje o pracovních vztazích žadatele.
3. 2. oranžová oblast zobrazuje žadatelovy platné pracovní vztahy na FF UK
  • Před odesláním ke schvalování je třeba vybrat, pro který vztah má být nepřítomnost založena.
  • K patřičnému vztahu se automaticky doplní vedoucí pracovník, který bude žádost schvalovat.
3. 3. zelená oblast 'Zadáváno' zobrazí kolik pracovních dní bude nepřítomnost trvat
  • Nápověda pro ostatní pole se zobrazí po kliknutí na modré otazníky.
3. 4. fialová oblast 'Zobrazit NEP na pracovišti' ukáže nepřítomnosti kolegů v patřičném období

Nepřítomnosti je možné zadávat do budoucnosti i do minulosti.

  • Nepřítomnosti do minulosti je možné zadávat pouze do období, která nejsou uzavřená.
    • Mzdová účtárna uzavírá období (měsíc) obvykle 1. či 2. pracovní den v následujícím měsíci.
    • Od té chvíle již není možné provádět žádné úpravy v uzavřeném období.
    • Všechny záznamy, které v okamžiku uzavírání období nejsou schválené, se automaticky stornují a nebudou přeneseny do personálního systému!
  • Nepřítomnosti do budoucnosti je možné zadávat téměř bez omezení, ačkoliv zadávání do příliš vzdálené budoucnosti se silně nedoporučuje.
    • Doporučuje se zadávat nepřítomnosti pouze pro následující měsíc.
    • Do systému nezadávejte nepřítomnosti pro další kalendářní rok, a to ani v prosinci. Veškeré záznamy budou na začátku nového roku smazány. Osobní oddělení musí v personálním systému vygenerovat nové nároky na dovolené, což se děje obvykle začátkem ledna. Nové záznamy bude možné zadávat až posléze.
  • Nepřítomnosti na půl dne je možné zadávat pouze samostatně.
    • Při zaškrtnutí kolonky 'Půl dne' zmizí políčko 'Datum konce'.
    • Pokud si tedy chcete vzít dovolenou na 4 a půl dne, je nutné založit jeden záznam na 4 dny a jeden záznam na půl dne.
  • Do kolonek 'Datum začátku' a 'Datum konce' uvádějte pouze pracovní dny.
    • Zahrnutí víkendů a jiných nepracovních dnů na začátek a/nebo konec nepřítomnosti komplikuje práci mzdové účtárně.

4. Po vyplnění detailu stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení'

  • Pokud nechcete záznam rovnou předat do schvalovacího procesu, ale jen uložit jako koncept, stiskněte tlačítko 'Uložit' ve spodní části okna.
    • Při ukládání konceptů pamatujte na to, že pokud nebude koncept do uzavření období schválen, bude automaticky zrušen.


5. Schvalovací proces

Po předání záznamu ke schválení systém pošle vedoucímu pracovníkovi email s oznámením, že je potřeba záznam zpracovat.
Stav schvalování své žádosti můžete sledovat na 'Seznamu nepřítomností' (vizte výše).
Jakmile vedoucí pracovník žádost schválí (nebo neschválí), systém pošle email žadateli s informací o výsledku schvalování:


Nep schvaleno.png

1. Příloha typu *.ics slouží k rychlému přidání nepřítomnosti do kalendáře

  • Na přílohu *.ics stačí poklepat myší. Dalšími kroky vás provede průvodce emailového klienta.

2. Hypertextové odkazy slouží k rychlému přechodu na patřičná místa v modulu NEP

Systém rovněž posílá žadateli oznámení v případě, kdy je jeho žádost stornována (stornovat může sám žadatel, vedoucí pracovník či administrátor).


Na automatické zprávy ze systému neodpovídejte.

Jak upravit nepřítomnost?

Žádosti, které byly předány ke schválení či schváleny, už není možné upravovat. (Je to tak kvůli tomu, že by vedoucí pracovník musel tuto změnu opět schválit.)
Pokud potřebujete změnit délku zadané nepřítomnosti, je potřeba původní záznam stornovat, a vytvořit zcela novou žádost.
Pozor, při změnách délek mějte na paměti, že nelze upravovat záznamy v uzavřených obdobích!

Jak stornovat nepřítomnost?

1. V hlavní oblasti modulu (viz výše), rozklikneme detail nepřítomnosti, kterou chceme zrušit

Detail se zobrazí po kliknutí na ikonku lupy, ikonky u červené šipky:

Nep prehled.png

2. Na detailu záznamu stiskneme tlačítko 'Stornovat'

Tlačítko 'Stornovat' se nachází v oblasti tlačítek akcí, tj. v zeleném rámečku:

Nep detail.png

Po stisknutí tlačítka stornovat se objeví vyskakovací okno vyzývající k zadání komentáře.

3. Vyplníme komentář a stiskneme tlačítko potvrdit
Nep stornovat potvrdit.png

Typy nepřítomností

(aktualizováno 6.1.2022)

  • Pracovní cesta (PC) – Časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.
  • Práce z domova rozvrhovaná (PDR) – Práce vykonávaná mimo pracoviště zaměstnavatele v pracovní době, kterou rozvrhuje zaměstnavatel.
  • Práce z domova nerozvrhovaná (PDN) - Práce vykonávaná mimo pracoviště zaměstnavatele v pracovní době, kterou si zaměstnanec rozvrhuje sám.
  • Dovolená (DOV) – Pracovní volno s náhradou mzdy v max. délce 5 týdnů, resp. 8 týdnů u akademických pracovníků.
  • Dny osobního rozvoje (DOR) – Volné pracovní dny, které může zaměstnanec čerpat k rozvoji svého osobního růstu v max. rozsahu 5 dnů.
  • Dočasná pracovní neschopnost (PN) – Nepřítomnost zaměstnance na pracovišti potvrzená ošetřujícím lékařem zejména z důvodu nemoci, úrazu, lázeňské léčebně rehabilitační péče, doprovázení nezletilého dítěte přijatého k poskytnutí lůžkové péče, aj.
  • Karanténa (KR) – Nařízené oddělení zdravé osoby, která byla během inkubační doby ve styku s infekčním onemocněním nebo pobývala v ohnisku nákazy od ostatních osob s cílem zabránit přenosu infekčního onemocnění.
  • Mateřská dovolená (MD) – Mateřská dovolená přísluší matce v souvislosti s porodem a péčí o dítě v délce nejméně 14 týdnů a nejvýše 28, resp. 37 týdnů.
  • Rodičovská dovolená (RD) – Rodičovská dovolená přísluší matce dítěte po skončení mateřské dovolené nebo otci od narození dítěte nejdéle do doby, kdy dítě dosáhne 3 let.
  • Rodičovská dovolená – otcovská (RDO) – Otcovskou rodičovskou dovolenou lze čerpat nejdéle po dobu 2 týdnů v období do 6 týdnů ode dne narození dítěte nebo ode dne převzetí dítěte mladšího 7 let do péče.
  • Ošetřování (OŠ) – Ošetřování dítěte mladšího 10 let nebo jiného člena domácnosti, příp. dlouhodobé ošetřovné.
  • Návštěva lékaře (NL) – Vyšetření nebo ošetření u poskytovatele zdravotních služeb, které nebylo možné provést mimo pracovní dobu.
  • Doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení (DRP) – Pracovní volno z důvodu nezbytného doprovázení rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení, není-li možné mimo pracovní dobu.
  • Ostatní jiné důležité osobní překážky v práci (OPP) – Pracovní volno s náhradou mzdy nebo bez náhrady mzdy z důvodu pracovnělékařské prohlídky, vyšetření nebo očkování souvisejícího s výkonem práce, přerušení dopravního provozu nebo zpoždění hromadných dopravních prostředků, znemožnění cesty do zaměstnání, svatby, narození dítěte, úmrtí, pohřbu spoluzaměstnance, přestěhování, vyhledání nového zaměstnání.
  • Neplacené volno (NPV) – Volno bez náhrady mzdy, na které zaměstnanec nemá nárok ze zákona, ale na základě dohody se zaměstnavatelem.
  • Výkon veřejné funkce (VF) – Výkon veřejné funkce, která je vymezena funkčním nebo časovým obdobím a obsazovaná na základě volby nebo jmenování.
  • Výkon občanské povinnosti (OP) – Zejména účast osob předvolaných k jednání soudu, správního úřadu nebo jiného státního orgánu, při opatřeních proti infekčnímu onemocnění, poskytování osobní pomoci při požární ochraně, živelních událostech nebo v obdobných mimořádných případech.
  • Jiné úkony v obecném zájmu (OZ) – Např. činnost dárce při odběru krve a dalších biologických materiálů, akce pro děti a mládež, aj.
  • Branná povinnost (BP) – Pracovní volno poskytované zaměstnanci, který má povinnost dostavit se k příslušnému vojenskému správnímu úřadu v souvislosti s výkonem branné povinnosti, výkonu vojenského cvičení nebo služby v operačním nasazení.
  • Školení a jiná forma přípravy nebo studia (ST) – Účast na školení, v nichž má zaměstnanec získat předpoklady pro řádný výkon sjednané práce, které je v souladu s potřebou zaměstnavatele.
  • Tvůrčí volno (TV) – Volno poskytované akademickému pracovníkovi v max. délce šesti měsíců jedenkrát za sedm let.
  • Náhradní volno (NV) – Náhradní volno poskytované za práci přesčas a za práci ve svátek.


Stravenky

Modul NEP všem zaměstnancům, kteří se rozhodli využívat benefitu stravenek, automaticky počítá nároky na stravenky.
Pokud se zaměstnanec rozhodne využívat benefit dotovaných obědů místo stravenek, je třeba podat žádost na Osobní oddělení dle webu.
Pokud je žádosti vyhověno, ke změně benefitu dojde od následujícího měsíce.

Modul NEP pohledem vedoucího (schvalovatele)

Jak vyřídit žádost o dovolenou či jiné volno?

Automatický email - vyřídit žádost

Nejsnazším způsobem jak vyřizovat žádosti o nepřítomnost je skrze email. Po založení žádosti o nepřítomnost (viz výše) totiž systém CIS zasílá automatická upozornění.
Doporučujeme nastavit si v emailovém klientu automatické pravidlo na třídění pošty, a žádosti shromažďovat v jedné emailové složce.
Tyto automatické emaily (tzv. notifikace) obsahují přímý odkaz k žádosti v systému CIS (viz obrázek vpravo).

Vyřizování skrze notifikaci


1. Kliknout v notifikačním emailu na řádek 'Detail nepřítomnosti'

Tím se dostanete přímo k detailu záznamu, který v danou chvíli bude obsahovat schvalovací tlačítka (viz druhý obrázek vpravo).

Detail nepřítomnosti s tlačítky


2. Kliknout na některé ze schvalovacích tlačítek

Tip: pozorný čtenář si mohl všimnout, že v prvním obrázku vpravo nahoře (obrázek s automatickým emailem - vyřídit žádost) žadatel omylem zažádal o volno ve státní svátek. Z technických důvodů momentálně nelze takové žádosti v aplikaci zabránit. Pro podobné případy má vedoucí pracovník k dispozici i tlačítko 'Stornovat za žadatele'.
Pokud by si vedoucí pracovník tohoto omylu nevšiml, nevadí to - takto zadané nepřítomnosti nebudou přeneseny do personálního systému a žadateli rovněž nebude stržen nárok na dovolenou apod. (na obrázku je toto patrné mj. v řádku 'Počet dnů: 0'

Vyřizování skrze přímý přístup


Žádosti je rovněž možné vyřizovat tak, že se přímo přihlásíte do modulu NEP, a v 'Seznamu nepřítomností' na kartě 'Vyřizuji' přes ikonu lupy zobrazíte detail jednoho záznamu, kde najdete již zmíněná schvalovací tlačítka. Tímto způsobem je také možné žádosti schvalovat hromadně.
Pozn.: přihlášení do modulu a pojmy 'Seznam nepřítomností', karta 'Vyřizuji', ikonka lupy a 'Detail záznamu' jsou diskutovány výše v návodu.

Hromadné schvalování

Pro hromadné vyřízení žádostí se přihlašte do modulu NEP a postupujte následovně:

Nep schvalit hromadne.png

1. V 'Seznamu nepřítomností' se překlikněte na kartu 'Vyřizuji' (červená oblast)
2. Ujistěte se, že ve schvalovací nabídce (oranžová oblast) máte předvolenou požadovanou akci
3. Vyberte záznamy, které chcete hromadně vyřídit

  • Kliknutím na škrtátko u červené šipky označíte (nebo naopak od-označíte) všechny dostupné záznamy.
  • Klikáním na škrtátka u jednotlivých záznamů označíte jednotlivé záznamy.

4. Kliknutím na tlačítko 'Proveď' potvrdíte akci

Zobrazení přehledů o nepřítomnostech pro moje pracoviště


V této části návodu si ukážeme dva základní přehledy, které zobrazují nepřítomnosti na domácím pracovišti.
K těmto přehledům se proklikáme přes vedlejší navigační oblast systému CIS, a to následovně:

Nep statisticke sestavy.png

1. Ve vedlejší navigační oblasti CIS klikneme na 'Nepřítomnosti'.
2. V modulu Nepřítomnosti klikneme na 'Statistické sestavy'
3. Ve 'Statistických sestavách' klikneme na 'Detailní přehled' či 'Přehled docházky'

  • Po kliknutí v kroku č. 2 na 'Statistické sestavy' se v hlavní oblasti zobrazí nabídka karty 'Detailní přehled'. Pokud chcete zobrazit 'Detailní přehled, není nutné aplikovat krok č. 3.
  • Detailní přehled je vhodný pro online zobrazování dat. Přehled docházky je vhodný k tisku pro potřeby Osobního oddělení.

Detailní přehled


Tento přehled je užitečný pro online náhledy na nepřítomnosti na pracovišti.
Tabulku přehledu je nutné vyvolat stiskem tlačítka 'Zobrazit' u červené šipky:

Nep statisticke sestavy detailni prehled.png

Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:

  • Nároky, čerpání a zůstatky dovolených všech zaměstnanců na pracovišti.
  • Nepřítomnosti, které jsou v rozpracovaném stavu: 'Ke schválení' (V), 'Uloženo' (I) atd.
  • Pracovníky na DPP a DPČ se vztahem ke zvolenému pracovišti.
  • Aktuální datum ve žlutém sloupci.
  • Růžový řádek pod kurzorem myši.


Důležité: Data se do této tabulky promítají zhruba jednou za hodinu. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až s určitým zpožděním.

Přehled docházky


Tento přehled je užitečný pro souhrnné vyhodnocení nepřítomností ve vztahu k docházce.
Obvykle se používá pro tisk sestavy, která se na konci měsíce předává na Osobní oddělení.
Tabulku přehledu je nutné vyvolat stiskem tlačítka 'Zobrazit' u červené šipky:

Nep statisticke sestavy prehled dochazky.png

Na rozdíl od jiných přehledů tato tabulka ukazuje:

  • Počet odpracovaných hodin po dnech.
  • Zvolený zaměstnanecký benefit - typ stravného.
  • Počet stravenek.

Důležité: Data se do této tabulky promítají v noci. Po založení či schválení nepřítomnosti se tedy zobrazí v tomto přehledu až následující den.

Zadání nepřítomností za zaměstnance

Vedoucí pracovník má v modulu NEP možnost založit nepřítomnost svým podřízeným.
Pokud tedy například zaměstnanec onemocní a nemá přístup k internetu, vedoucí pracovník může tuto nemoc zanést do systému místo nemocného.
Tuto možnost může mít také asistent pro docházku (vizte dále).
Zadání nepřítomnosti za kolegu vypadá následovně:

Nep novy zastup.png

Samotné okno pro zadání nové nepřítomnosti vypadá úplně stejně jako u standardního žadatele, pouze kolonka 'Jméno žadatele' je upravitelná.

1. V červené oblasti klikněte na modrobílou ikonku seznamu

  • Kliknutím dojde k zobrazení seznamu osob, za které mohu zadat dovolenou (oranžová oblast).


2. V oranžové oblasti vyberte požadovanou osobu

  • Seznam už je předfiltrovaný a obsahuje jen osoby s platným pracovněprávním vztahem k pracovišti.
  • V případě velkých pracovišť doporučujeme k dalšímu hledání použít klasický vyhledávač v okně.

3. Stiskněte tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení za žadatele'

  • Tlačítko se nachází vedle červené šipky.
  • Ačkoli žlutě zvýrazněné tlačítko 'Uložit & Předat ke schválení' také funguje, v případě zadávání nepřítomností za kolegy se doporučuje užívat tlačítko s popiskem '..za žadatele'.



Modul NEP pohledem asistenta pro docházku

(v přípravě)

Modul NEP pohledem mzdové účtárny

(v přípravě)